Tipps & Tricks 29.06.2021, 10:00 Uhr

Excel für die Heimbuchhaltung einsetzen – so gehts

Warum eine Buchhaltungs-Software kaufen, wenn Excel schon installiert ist? Wir zeigen, was Excel in Sachen Buchhaltung draufhat, was nicht und wie Sie all das in der Praxis einsetzen.

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Gleich vorweg: Es gibt durchaus gute Gründe, eine Buchhaltungs-Software zu verwenden. Diese ist meistens einfacher zu bedienen als Excel und bietet nützliche Extrafunktionen, die Microsofts Tabellenkalkulation nicht beherrscht. Im geschäftlichen Bereich stösst Excel zudem schnell an seine Grenzen. Eine doppelte Finanzbuchhaltung ist in Excel zwar grundsätzlich möglich, aber ziemlich umständlich und fehleranfällig (dazu später mehr).

Was kann Excel?

Bild 1: Excel ist eine solide Buchhaltungs-Applikation – vor allem für Private

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Excel ist ausgezeichnet darin, Daten darzustellen und Berechnungen durchzuführen. Bezüglich Buchhaltung heisst das: Sie können Transaktionen und Konten übersichtlich darstellen und deren Werte berechnen. Excel verfügt über viele Diagrammtypen, mit denen sich Daten visuell darstellen lassen. Die grösste Stärke von Excel liegt jedoch in seiner Flexibilität. Anders als fixfertige Buchhaltungs-Software können Sie bei Excel alles anpassen. Mit Ausnahme von Vorlagen müssen Sie das sogar, da Sie die Rechensysteme und Darstellungsformen selbst bauen. Das ist vor allem dann ein Vorteil, wenn Ihre finanziellen Ansprüche speziell sind und nicht gut in ein traditionelles Raster passen, Bild 1.

Was kann Excel nicht?

Die Flexibilität ist auch gleichzeitig die grösste Schwäche von Excel; in vielerlei Hinsicht. Die komplette Freiheit von Excel ist für viele Nutzer überfordernd und das Fehlen eines fixen Systems lässt Fehler leichter unbemerkt. Dazu mangelt es Excel an diversen Tools, die anderer Software offenstehen – beispielsweise der automatische Abgleich mit Bankdaten. Dedizierte Buchhaltungs-Software bietet zudem meistens Features wie die automatische Generierung gängiger Dokumente. Zudem ist oftmals eine ausführliche Nutzerverwaltung möglich. Excel bietet zwar die Option für mehrere Nutzer in einer Tabelle, kann deren Zugriff aber nicht genau regeln. Da Excel nicht spezifisch auf Buchhaltung ausgerichtet ist, bemerkt es auch keine typischen Buchhaltungsfehler. Solange etwas darstellbar und mathematisch ausrechenbar ist, beschwert sich Excel nicht. Eine Buchhaltungs-Software würde einschreiten, Bild 2.

Bild 2: Für komplexere Anwendungen lohnt sich eine «richtige» Buchhaltungs-Software wie CashCtrl

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Tipps: nützliche Tricks

Zahlenformate sind essenziell für das Verständnis von Excel

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Folgend zeigen wir Ihnen einige hilfreiche Excel-Tricks, die Ihnen die Arbeit erleichtern und die Sie kennen sollten:

Zeile verschieben: Möchten Sie eine Zeile zwischen andere Zeilen verschieben, halten Sie beim Ziehen mit der Maus die Shift-Taste gedrückt. Statt des Zeilenumrisses sehen Sie eine Linie zwischen den Zeilen. Lassen Sie die Maustaste los, verschiebt sich die Zeile.
Zeile hinzufügen: Möchten Sie eine Zeile hinzufügen, rechtsklicken Sie auf die Zeilennummer am linken Rand und wählen den Befehl Zellen einfügen. Eine Zeile wird anschliessend über der angewählten Zeile eingefügt.
Spalten: Beide vorhergehenden Tricks funktionieren auch für Spalten, eingefügt wird links von der markierten Spalte.
Formel wiederholen: Möchten Sie eine Formel wiederholen, markieren Sie die Zelle, in der sich die Formel befindet. Fahren Sie über den Punkt in der unteren rechten Ecke der Zelle, ihr Mauszeiger wird zu einem Fadenkreuz. Ziehen Sie von dort in die gewünschte Richtung. Möchten Sie beim Wiederholen einer Formel einen Wert festpinnen statt mitziehen, verwenden Sie das Dollarzeichen vor dem Wert. Wenn etwa eine Formel mit Bereich C2:C8 diagonal gezogen wird, aber in den Spalten fix bleiben soll, tippen Sie: $C2:$C8 ein. Um beide Werte zu fixieren, wäre es $C$2:$C$8.
Zahlenformate: Excel verwendet Zahlenformate, um Werte mit Text darzustellen und dennoch damit rechnen zu können. Beispielsweise wählen Sie das Zahlenformat Buchhaltung und tragen den Wert 100 ein. Excel zeigt: CHF 100.00. Der Zellenwert ist aber dennoch 100 und kann problemlos für Rechnungen verwendet werden. Schreiben Sie jedoch von Hand CHF 100.00 in die Zelle, kann Excel damit nicht rechnen, da es mit den Buchstaben nichts anzufangen weiss.

Tastaturtricks

Verschieben: Mit den Pfeiltasten verschieben Sie die markierte Zelle am schnellsten.
Markieren: Verwenden Sie die Shift-Taste, um einen Bereich zu markieren. Per Ctrl-Taste markieren Sie einzelne Zellen.
Ergänzen: Verwenden Sie die F2-Taste, um den Cursor in die Zelle zu setzen. So können Sie eine Zelle ergänzen, statt sie zu überschreiben.
Formatieren: Die wichtigsten Formatierungs-Shortcuts sind: Ctrl+Shift+F für fett, K für kursiv und U für unterstrichen. Ist Excel auf Englisch eingestellt, sind es: Ctrl+B für bold, I für italic und U für underlined.
Hüpfen: Müssen Sie viele Werte in einer horizontalen Linie eintragen, können Sie per Tabulator einfach nach rechts hüpfen. Drücken Sie am Ende der Linie die Enter-Taste, springen Sie an den Anfang IhrerTabulatorreihe auf der nächsten Zeile.