Schnellzugriffleiste, Fensterfarbe ...

Am oberen Fensterrand links finden Sie kleine Symbole für Speichern, Rückgängig und Wiederholen. Die stecken in der Leiste für den Schnellzugriff, die Sie selbst ergänzen können. Klappen Sie an deren rechten Rand das kleine Menü auf. Sie könnten hier gleich ein paar typische zusätzliche Befehle anhaken, beispielsweise den nützlichen Befehl Öffnen. Es gibt aber noch mehr: Klicken Sie auf Weitere Befehle, können Sie jeden Befehl reinsetzen, den Ihr Office-Programm überhaupt kennt. Sie finden diese in Rubriken wie Häufig verwendete Befehle, Nicht im Menüband enthaltene Befehle und in einzelnen Reiterrubriken. Klicken Sie den gewünschten Befehl in der linken Spalte an, benutzen Sie Hinzufügen und klicken Sie auf OK, Bild 6. So haben Sie auch Ihre Makros immer klickbereit.

Wenn Office die Word-Fenster in Blau, Excel-Fenster in Grün etc. anzeigt, kommen die Icons in der Schnellzugriffsleiste nur in Weiss daher. Bei dunklem Desktop-Hintergrund hebt sich das Office-Fenster zudem zu wenig vom Desktop ab. Öffnen Sie Datei/Optionen/Allgemein. Schalten Sie im Bereich Microsoft Office-Kopie personalisieren das Office-Design einmal auf Weiss um. Damit sehen die Office-Programme viel hübscher aus. Die zuvor nur weiss auf blau angezeigten Schnellstart-Icons sind jetzt farbig, Bild 7.

Das Menüband enthält alle Reiter wie Start, Einfügen, Entwurf etc. sowie alle darin enthaltenen Befehle. Für mehr Platz auf dem Bildschirm klicken Sie doch mal doppelt auf einen der Reiternamen – voilà, das Menüband wird eingeklappt. Ein erneuter Doppelklick bringt es wieder zum Vorschein.

Blenden Sie das Menüband wieder ein. Sagen wir mal, Sie brauchen insgesamt etwa ein bis zwei Dutzend Befehle. Das wären zu viele für die oben erwähnte Schnellstartleiste. Aber stecken Sie diese doch in Ihren eigenen Reiter. Das ist einfacher, als man denkt. Öffnen Sie Datei/Optionen/Menüband anpassen. Klicken Sie im rechten Teil auf Neue Registerkarte. Klicken Sie Neue Registerkarte an, gefolgt von Umbenennen. Geben Sie dem Reiter einen Namen (hier GabyBeispiel). Klicken Sie Neue Gruppe an, wieder gefolgt von Umbenennen. Hinter Anzeigename tippen Sie einen Namen für Ihre Befehlsgruppe ein, zum Beispiel Artikel schreiben. Jetzt suchen Sie in der linken Spalte in den verschiedenen Rubriken genau die Befehle zusammen, die Sie für die erwähnte Aufgabe brauchen. Übernehmen Sie jeden mit Hinzufügen. Schon haben Sie quasi Ihr persönliches Word oder Excel zusammengeklickt, Bild 8.

Einige Word- oder Excel-Funktionen stecken in mitgelieferten Erweiterungen, in Office als «AddIns» bezeichnet. Auch andere Programme fügen den Office-Programmen bei der Installation oft zusätzliche Add-ins hinzu. Kontrollieren Sie, welche Add-ins geladen sind, welche Sie aktivieren oder deaktivieren – oder gar deinstallieren wollen. Gehen Sie zu Datei/Optionen/Add-ins. Es gibt verschiedene Kategorien von Add-ins. Die meisten dürften als COM-Add-ins oder als Aktionen (für Kontextmenübefehle) geladen sein. Lassen Sie die Add-ins anzeigen, dann können Sie diese meist in einem eigenen Fenster an-/abhaken oder löschen.

Ein nach Windows-Standard eingerichtetes System legt neue Word- und Excel-Dateien unter C:\Benutzer\IhrName\Dokumente ab. Wollen Sie die Daten normalerweise anderswo haben? Öffnen Sie Datei/Optionen/Speichern. Im Feld Lokaler Standardspeicherort für Datei finden Sie den derzeit eingestellten Standardordner, Bild 9. Klicken Sie in Word dahinter auf Durchsuchen und wählen Sie einen anderen aus.

In Excel fehlt übrigens der Durchsuchen-Knopf. Sie können den Pfad aber von Hand anpassen, indem Sie ihn direkt bearbeiten. Oder Sie greifen zu einem Trick: Öffnen Sie den gewünschten Speicherordner im Windows-Explorer. Klicken Sie in die Adresszeile, benutzen Sie die rechte Maustaste und wählen Sie Kopieren, Bild 10. Wechseln Sie nun zurück zum Einstellungsfenster in Excel und fügen Sie den kopierten Speicherpfad ins Feld ein.

Obiges gilt auch für die Dokumentvorlagen. Es ist irritierend, dass das Feld Standardspeicherort für persönliche Vorlagen in Word und Excel zunächst leer ist. Sobald Sie aber eine Vorlage speichern, wird automatisch der folgende Ordner verwendet, den Excel und Word beim nächsten Aufrufen von Datei/Optionen/Speichern eintragen: C:\Benutzer\ IhrName\Dokumente\Benutzerdefinierte OfficeVorlagen. Auch den ändern Sie bei Bedarf, indem Sie den gewünschten Pfad eintippen oder aus dem Windows-Explorer kopieren.

Formatvorlagen bieten professionelle Werkzeuge zum Formatieren von Texten. Zum Einblenden klicken Sie im Reiter Start im Bereich Formatvorlagen das kleine Icon an, Bild 11. Falls die Formatvorlagen in einem separaten Fenster erscheinen, schnappen Sie sich den Fenstertitel Formatvorlagen per Maus und ziehen Sie anschliessend das Fenster auf den rechten oder linken Rand des Word-Fensters. Schon dockt es dort an. Es gibt in Word keine Einstellung, mit der die Formatvorlagen bei jedem Word-Start erscheinen. Wenn Sie das trotzdem gerne wollen, greifen Sie zu zwei Miniaturmakros, die Sie aber in einem Aufwasch einbauen.

Voraussetzung: Umsetzen des Tipps «Mit leerem Dokument starten». Öffnen Sie das Visual-Basic-Fenster mittels Alt+F11. In der linken Spalte klappen Sie Normal/Microsoft Word Objekte auf und klicken Sie doppelt auf ThisDocument. Fügen Sie dort den Code aus der Box «Formatvorlagen immer anzeigen» unten ein, es sind sechs Zeilen plus eine Leerzeile nach dem ersten End Sub. Gehen Sie zu Datei/Normal speichern. Schliessen Sie das VBA-Fenster. Ab dem nächsten Word-Start zeigt Word immer die Formatvorlagen an. Wollen Sie die nicht mehr, öffnen Sie wieder das VisualBasic-Fenster und löschen den Code unter Normal/Microsoft Word Objekte/ThisDocument.

Sub AutoExec()
Application.OnTime Now + TimeValue("00:00:01"), "FormatVorlagenEin"
End Sub

Sub FormatVorlagenEin()
Application.TaskPanes(wdTaskPaneFormatting).Visible = True
End Sub