Tipps & Tricks
26.07.2013, 06:00 Uhr
Outlook 2010: Mails archivieren
Problem: Wenn ich in Outlook 2010 in der linken Spalte einen Ordner archiviere, passiert scheinbar nur eines: Er wandert vom oberen Bereich nach unten zu «Archive». Ordnergrösse usw. bleibt sich gleich. Ist das wirklich alles, was beim Archivieren geschieht? Ich war immer der Meinung, beim Archivieren sollten die Dateien komprimiert werden, um Platz zu sparen. Was ist der Zweck dieses Archivs?
Lösung: Die Archivierung in Outlook hat weniger den Zweck eines Backups oder einer generellen Platzersparnis, sondern soll die Persönliche-Ordner-Datei schlank halten. Outlook hat bzw. hatte in früheren Versionen immer wieder Probleme, wenn die Hauptpostfachdatei eine kritische Grösse erreichte. Ein Verschieben in die Archivdatei soll dies verhindern.
Zum Anstossen der Archivierung gehen Sie via Datei/Tools zum Aufräumen zu Archivieren.
Wählen Sie den Ordner, aus dem Sie Elemente archivieren wollen. Das ist meist der Posteingang; kann allerdings auch den ganzen Outlook-Ordner umfassen. Geben Sie an, wie alt die zu archivierenden Elemente sind. Outlook schlägt automatisch eine Archivdatei vor; meist archive.pst im persönlichen Ordner. Klicken Sie auf OK, dann werden die Elemente verschoben.
Zu archivierenden Ordner wählen
Denken Sie daran: Das Archivieren ist kein Backup. Es schont lediglich die Postfachdatei und sorgt für eine gleichbleibend gute Performance von Outlook. Weisen Sie Ihre Backup-Software an, die Outlook PST-Dateien mitzusichern oder kopieren Sie sie selbst bei Bedarf auf einen zweiten Datenträger. Auf einem Windows 7 mit Outlook 2010 liegen die Hauptpostfachdateien üblicherweise hier:
C:\Users\IhrName\AppData\Local\Microsoft\Outlook
bzw. C:\Benutzer\IhrName\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Die Archivdateien kommen hier zu liegen:
C:\Users\IhrName\Documents\Outlook-Dateien\
bzw. C:\Benutzer\IhrName\Eigene Dokumente\Outlook-Dateien\
Zu sichern bzw. in die Datensicherung aufzunehmen wären dort alle Dateien mit Endung .pst. Es empfiehlt sich, Outlook für den Vorgang der Datensicherung komplett zu beenden. (PCtipp-Forum)
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