Workaround nötig 09.09.2022, 08:00 Uhr

Excel: Keine natürliche Sortierung möglich

Excel sortiert Listen nicht alphabetisch, sondern alphanumerisch. Das führt zu sinnlosen Reihenfolgen wie «Bild 1», «Bild 10», «Bild 11». Während LibreOffice Calc für das Problem eine Option hat, müssen Sie in Excel tricksen.
Beispieldaten, einmal falsch sortiert, einmal richtig sortiert
Wenn es nach Excel geht, kommt «Abbildung 2» erst nach «Abbildung 19». Der Grund ist die alphanumerische Sortierung.
(Quelle: PCtipp.ch)
Angenommen, Sie haben eine Liste mit nummerierten Abbildungen und Stichwörtern. Wenn Sie diese nach der Spalte mit «Abbildung 1», «Abbildung 2» usw. sortieren, verwendet Excel nicht die alphabetische Sortierung, sondern die alphanumerische. Das bedeutet, Sie bekommen dann so etwas: «Abbildung 1», «Abbildung 10», «Abbildung 11», «Abbildung 12» usw. Excel bietet leider keine Einstellung, dies zu ändern. Wie Sie es lösen, finden Sie auf der nächsten Seite. Zunächst aber noch:

Kleines LibreOffice-Intermezzo

Dass es auch anders ginge, zeigt beispielsweise LibreOffice Calc. Wir haben die gleichen Spalten dort hineinkopiert. Nun markieren Sie den kompletten zu sortierenden Bereich. Gehen Sie via Daten zu Sortieren und wählen Sie die Spalte, nach der sortiert werden soll, zum Beispiel Spalte A. Bevor Sie auf OK klicken, wechseln Sie in den Reiter Optionen.
Die Sortieroptionen in LibreOffice Calc
Wechseln Sie in LibreOffice Calc nach Aufruf der Sortierfunktion in den Reiter «Optionen»
Quelle: PCtipp.ch
Aktivieren Sie dort Natürliche Sortierung verwenden und bestätigen Sie erst jetzt mit OK.
Die fertig alphabetisch sortierte Spalte in LibreOffice Calc
Voilà, so einfach gehts in LibreOffice Calc. Warum nicht auch in Excel?
Quelle: PCtipp.ch
Brauchen Sie es aber in Excel? Sofern Sie LibreOffice ohnehin auch auf dem Rechner haben, in der Datei keine Makros vorkommen und auch sonst keine speziellen Excel-Funktionen oder -Formate, können Sie natürlich Folgendes tun: Öffnen Sie die Datei einmal in LibreOffice Calc, führen Sie die natürliche Sortierung durch, speichern Sie das Ganze und öffnen Sie die Datei wieder in Excel.

Workaround für Microsoft Excel

Eigens für eine solche Kleinigkeit wollen wohl die wenigsten Excel-Anwender zusätzlich noch LibreOffice installieren (obwohl es gratis wäre). Dann bleibt Ihnen nur ein Workaround in Form einer benutzerdefinierten Sortierreihenfolge.
Lösung: Erstellen Sie in Ihrer Excel-Datei ein zusätzliches Tabellenblatt. Schreiben Sie in die Zelle A1 etwas wie Sortierreihenfolge. Darunter tippen Sie Zelle für Zelle die Reihenfolge ein, in der die Daten sortiert werden müssen. Im Falle einer nummerierten Abbildungsliste geht das aber fix: Schreiben Sie Abbildung 1 in die Zelle A2. Mittels AutoAusfüllen (Ziehen am grünen Kästchen in der unteren rechten Ecke der Zelle A2) füllen Sie jetzt die benötigte Anzahl Abbildungs-Nummern aus, zum Beispiel bis und mit Abbildung 32. Denn Excel verwendet beim AutoAusfüllen – anders als beim Sortieren – die natürliche Sortierung.
So sieht das AutoAusfüllen per Maus aus
In einer Hilfsspalte erzeugen Sie die gewünschte Sortierung
Quelle: PCtipp.ch
Jetzt gehts zu einem etwas überraschenden Ort in Excel: Öffnen Sie Datei/Optionen/Erweitert. Recht weit unten, unter «Allgemein», klicken Sie auf Benutzerdefinierte Listen bearbeiten. Setzen Sie den Cursor ins Feld hinter Liste aus Zellen importieren. Markieren Sie in Ihrer Hilfstabelle den Bereich mit den Abbildungsnummern, die in der korrekten Reihenfolge stehen, also z.B. in Tabelle2 die Zellen A2 bis A33. Benutzen Sie die Schaltfläche Importieren. Die Einträge erscheinen als neue Liste. Übernehmen und bestätigen Sie mit zweimal OK.
Die Importmöglichkeit für die benutzerdefinierte Liste
Hier lässt sich die benutzerdefinierte Sortierliste importieren
Quelle: PCtipp.ch
Zurück in Tabelle1, in der wir jetzt gerne die Abbildungen der Reihe nach von 1 bis 32 sortieren wollen. Markieren Sie den zu sortierenden Bereich. Gehen Sie via Daten zu Sortieren. Greifen Sie unter Reihenfolge zu Benutzerdefinierte Liste. Wählen Sie die Liste aus und klicken Sie auf OK.
Ihre eigene Liste steht jetzt als Sortierliste zur Verfügung
Verwenden Sie als Reihenfolge nicht «A bis Z», sondern «Benutzerdefinierte Liste»
Quelle: PCtipp.ch
Jetzt richtet sich die Sortierung nach Ihrer Liste.
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Gaby Salvisberg
Kommentare
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Hilarius
09.09.2022
Die Liste kann auch nach Word kopiert werden und dort mit der Einstellung: Sortieren nach / Typ: Zahl sortiert werden
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Gaby Salvisberg
09.09.2022
Eine weitere Variante wäre noch: Man extrahiert die Ziffern in eine separate Hilfsspalte und sortiert nach dieser.
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re460
09.09.2022
Das ist ein Feature von Excel. Ich nutze jedoch seit einigen Jahren Softmaker Office als Ersatz für MS Office. Dies, weil mir Softmaker wesentlich besser gefällt, schnell ist und ca. 99,9 % kompatibel mit MS Office ist. Ich konnte bisher alle mir zugestellten Excel und Word-Dateien perfekt einlesen und meine Empfänger die XLSX und DOCX aus Softmaker auch wieder problemlos öffnen können. LibreOffice ist bei mir diesbezüglich durchgefallen, da vielleicht 80 % kompatibel zu MS Office.
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ROGEZH
10.09.2022
Excel sortiert von Haus aus: alphabetisch, numerisch (beides auf- absteigend), sowie benutzerdefiniert, NICHT ABER alphanumerisch. Um Verwirrungen/Verwechslungen auszuschliessen, sollte vor dem Hintergrund dieser drei offiziellen Excelbegriffe der weitere Begriff «natürliche Sortierung» vorab genau definiert werden. Die hier vorgeschlagene Methode zuerst «Benutzerdefinierte Sortiervorlagen» anzulegen, damit alphanumerisch korrekt sortiert werden kann, funktioniert zwar perfekt, verbirgt jedoch einige Einschränkungen, die man kennen sollte, bevor man sich auf diese Art der alphanumerischen Sortierung einlässt: Benutzerdefiniertes Beispiel: Haus 1, Haus 2, >>> Haus 19, Haus 20 Damit bleiben nur zwei Möglichkeiten: Erweiterung Haus 1, Haus 2, >>> Haus 19, Haus 20 … bis Haus 100 Es ist schon erstaunlich, welche Anstrengungen und Aufwendungen man unternehmen, und mit welchen unangenehmen Nebeneffekten man rechnen muss, um im Excel saubere, alphanumerische Sortier-Ergebnisse zu erzielen. Damit komme ich auf die zweite Variante der Autorin zurück, Text und Nummer auf zwei Spalten aufzuteilen, was viel weniger Aufwand bedeutet und das Sortierchaos auf diese Weise elegant umgeht. Diese Variante würde ich jederzeit vorziehen: einfacher, schneller, zuverlässiger!
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Charlito
10.09.2022
Ich bin gewönnt so zu schreiben: Haus 001, Haus 002, >>> Haus 099, Haus 100 Haus 001 und nach unten zieht ist kein Problem Von Jahren hatte Explorer das gleiche Problem
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Charlito
14.09.2022
Man kann auch einfacher machen, Excel brauch ein Muster 1. Zeile: Wert mit dem die Nummerierung beginnen soll. 2. Zeile: Wert, um ein Muster festzulegen. Wenn du die Zahlenreihe 4, 8, 12, 16... verwenden möchtest, muss du 4 und 8 schreiben.
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