Todoist: Gelassenheit statt Stress

Die Frage «Wie geht es dir?» wird oft mit einem Klassiker beantwortet: «Ich bin voll im Stress, wir haben brutal viel Arbeit!» Das legt nahe, dass die Themen Stress und Arbeit zusammengehören. Doch dem ist nicht so. Wer in seiner Arbeit aufgeht und sie liebt, kann bis zum Umfallen schuften und sich gleichzeitig motiviert und enthusiastisch fühlen.

Echter Stress ist ein Synonym für Angst – etwa die Angst, andere zu enttäuschen oder seiner Aufgabe nicht gerecht zu werden. Doch vor allem ist es die Angst vor Kontrollverlust. Wenn Sie vor lauter kleinen und grossen Aufgaben die Übersicht verlieren und nicht mehr wissen, wo Ihnen der Kopf steht, dann entgleitet Ihnen die Kontrolle – und daraus entsteht das Gefühlt, das uns schlaflos macht.

Die gute Nachricht: Dagegen gibt es ein Mittel. Zwar kann Sie keine Software der Welt von Ihren Verpflichtungen entbinden. Aber einige Programme leisten unschätzbare Dienste, wenn es darum geht, Aufgaben zu überblicken und zu kanalisieren. Dadurch behalten Sie zu jedem Zeitpunkt die Kontrolle. Vielleicht zeigt Ihnen die Software aber auch, dass ein Pensum unmöglich zu schaffen ist. Dabei handelt es sich nicht um eine Kapitulation, im Gegenteil: Es ist nur die wichtige Erkenntnis, dass etwas zurechtgebogen, verschoben oder delegiert werden muss.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, seine Arbeit zu organisieren, etwa mit Notizblock und Haftnotizen. In den letzten Jahren hat sich jedoch die Methode «Getting Things Done» (kurz: GTD) breitflächig durchgesetzt. Etwas salopp übersetzt bedeutet dieser Leitsatz «Bekomme dein Zeugs erledigt». Dabei handelt es sich um eine Methode zum Selbstmanagement, die vom US-amerikanischen Trainer und Berater David Allen entwickelt wurde. Natürlich wird um diese Lehre ein ziemliches Aufheben gemacht: Es gibt zertifizierte Schulungen, Bücher und Seminare und erinnert deshalb an Tupperware, Thermomix und die Weight Watchers.

Dessen ungeachtet basieren mehrere Programme auf dieser Methode. Wir sehen uns das Verfahren anhand der Software Todoist an, die als eine der besten GTD-Lösungen überhaupt gilt. Todoist unterstützt alle Plattformen von Rang und Namen. Mit der kostenlosen Version prüfen Sie zumindest das Wasser – aber vielleicht reicht Ihnen das bereits. Über diese Seite bei Todoist finden Sie die Links zu allen Version für Macs, PCs, iOS- und Android-Geräte.

Die Anmeldung ist schnell erledigt. Öffnen Sie die Website todoist.com/de. Klicken Sie auf die grosse rote Schaltfläche «Jetzt loslegen» und wählen eine Form der Anmeldung. Anschliessend erhalten Sie eine E-Mail zur Bestätigung.

Das Gratis-Angebot von Todoist ist bemerkenswert grosszügig. Nach der Anmeldung werden die Daten in der Todoist-Cloud gesichert und mit allen verbundenen Geräten synchronisiert. Änderungen werden meistens in wenigen Sekunden synchronisiert. Dank Smartphones kann Todoist kann allgegenwärtig sein – und das ist ein Teil des Erfolgsrezeptes, wenn es darum geht, jede Aufgabe sofort zu erfassen. Dazu gleich mehr.

Nach der Anmeldung sehen Sie Todoist so aufgeräumt, wie es später nie mehr der Fall sein wird. Die unverzichtbaren Elemente «Eingang», «Heute» und «Demnächst» finden Sie oben links (Bild 1) (A). Weiter unten sehen Sie die «Projekte» (B), also die grossen Brocken: Ein Projekt kann sich mit dem Bau eines Hauses beschäftigen oder der Ferienplanung widmen. Es kann sich auch um eine simple Einkaufsliste enthalten, die Sie mit Ihrem Partner teilen. Ihre Entscheidung.

Die «Etiketten» (C) bündeln ähnliche Aufgaben, ohne die bestehende Struktur zu zerstören. Wenn Sie Anrufe am liebsten früh hinter sich bringen, versehen Sie diese Aufgaben mit dem Etikett «Anruf», damit sie in diesem Bereich angezeigt werden – ganz egal, zu welchem Projekt sie gehören. Und schliesslich helfen die «Filter», (D) Aufgaben nach gemischten Kriterien zu bündeln – etwa alle Abklärungen, die in den nächsten drei Tagen erledigt werden müssen.