PDFs optimal nutzen

Das Portable Document Format (PDF) gehört zu den essenziellen Dateifor­maten, denen Sie im Computeralltag immer wieder begegnen. Es gibt wohl kaum einen Anwender, der es nicht in der einen oder anderen Form nutzt, da es viele Vorteile bietet. So hat Adobe dafür gesorgt, dass ein PDF unabhängig vom genutzten Gerät und der verwendeten Software immer wie das Original aussieht.

Es ist also nicht von Bedeutung, ob es zum Beispiel auf Windows erzeugt, unter macOS bearbeitet und unter Linux betrachtet wird. Für alle Nutzer sieht es immer gleich aus und kann überall identisch ausgedruckt werden. Ausserdem können PDFs Texte, Bilder, Grafiken oder Formulare enthalten. Die bei MS-Office-Dokumenten immer wieder auftretenden, lästigen Konvertierungsprobleme zwischen verschiedenen Anwendungen und Plattformen gibt es bei PDFs nicht, da ihre Eigenschaften seit 2001 in mittlerweile mehr als einem Dutzend ISO-Normen festgeschrieben wurden.

Bereits ein frisch installiertes Windows kann PDF-Dateien von Anfang an öffnen und ausdrucken. Als mitgeliefertes Betrachtungsprogramm nutzt Microsoft den Edge-Browser, Bild 1. Er unterstützt die wichtigsten Grundfunktionen wie Öffnen, Drehen und Zoomen. Zudem können Sie damit kleinere Bearbeitungen durchführen und farbige Markierungen, Zeichnungen oder Textfelder ins PDF einfügen.

Wem das nicht reicht oder wer Edge nicht nutzen mag, der greift zu einem alternativen PDF-Betrachtungsprogramm. Hier gibt es mittlerweile eine breite Auswahl. Das Bekannteste ist der kostenlose Adobe Acrobat Reader. Mit ihm können Sie nicht nur PDF-Dokumente öffnen und einfache Bearbeitungen durchführen. Sie lassen sich auch ausdrucken, weitergeben oder über das Internet kommentieren. Ferner bietet Adobe ein kostenpflichtiges Abonnement für den Acrobat Reader an, «Standard» genannt, das im Jahresabo Fr. 15.15 pro Monat kostet, Bild 2.

Adobe Standard kann zusätzlich Texte und Bilder bearbeiten sowie Seiten neu anordnen oder aus einem Dokument entfernen. Ausserdem können Sie mit der «Standard»-Edition Formulare integrieren, ausfüllen, unterzeichnen und versenden oder Ihre PDF-Dateien mit einem Passwort vor unerwünschten Zugriffen schützen.
Daneben bietet Adobe noch die grosse Schwester Acrobat Pro für Fr. 23.80 im Monat bei jährlicher Zahlung an. Für diesen Preis lassen sich zum Beispiel zusätzlich PDFs per OCR (Optical Character Recognition = optische Zeichenerkennung) in durchsuchbare Dateien umwandeln oder vertrauliche Informationen unwiderruflich schwärzen.