News 03.09.2018, 16:18 Uhr

Wie ein Warenwirtschaftssystem (WWS) Ihr Unternehmen erfolgreich macht

Um sich gegen die Konkurrenz durchsetzen, muss ein Unternehmen so effizient wie nur möglich arbeiten. In allen Wirtschaftszweigen, in denen mit Waren gehandelt oder diese weiterverarbeitet werden, kann eine Firma auf eine gute Warenwirtschaftssoftware eigentlich nicht mehr verzichten. Wir zeigen Ihnen, welche Vorteile ein WWS konkret bietet, sodass Ihr Betrieb weiterhin im Wettbewerb bestehen kann.

Was versteht man unter einem Warenwirtschaftssystem?

Eine WWS-Software ist eine PC-Anwendung, mit der Sie Ihre Waren effizient organisieren können. Ein Warenwirtschaftssystem fungiert als Schnittstelle zwischen dem Lager, der Versandabteilung und der Shop-Oberfläche bzw. dem stationären Laden. Daten aus dem WWS (welche Kunden kaufen welche Produkte?) können die Vertriebs- und Marketingabteilung zusätzlich nutzen, um die Zielgruppe mit möglichst geringen Streuungsverlusten anzusprechen. Wenn Sie sich eine WWS-Software zulegen, können Sie also Ihre Aufträge sowie Bestellungen intern schneller bearbeiten.

Wie Sie von einem WWS profitieren

Wenn Sie Ihre Warenbewegungen zentral managen, ergeben sich folgende Vorteile:
  • Es kommt zu einer effizienteren Produktion, da benötigte Arbeitsmaterialien automatisch rechtzeitig nachbestellt werden.
  • Gleichzeitig sinken Ihre Lagerkosten, da Sie nur so viele Artikel lagern, wie Sie für Ihre Produktion tatsächlich brauchen oder die Sie verkaufen.
  • Geschäftsprozesse lassen sich durch zusätzliche Funktionen zeitsparender durchführen. Ebenso bieten manche Software-Entwickler Rechnungsvorlagen als Gratisdownload an sowie vorformulierte Angebote und Lieferscheine.
  • Von Ihnen festgelegte Standards sind besser umzusetzen. Das steigert die durchschnittliche Qualität Ihrer angebotenen Dienstleistungen und Produkte. Die Fehlerquote der Arbeitsabläufe sinkt, was wiederum zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit führt.
  • Sie können Ihr Sortiment optimieren, indem Sie umsatzstarke Artikel gezielt bewerben und Ladenhüter aus Ihrem Angebot streichen. Mit einer umfangreichen Datenmenge (wer kauft was?) können Sie Ihre Marketingaktionen optimieren.

Vor- und Nachteile einer Cloud-Lösung

Wenn Sie von den Vorteilen eines WWS überzeugt sind, müssen Sie sich noch entscheiden, ob für Sie ein cloudbasiertes WWS sinnvoll ist.
Für eine Cloud spricht:
  • Sie bezahlen die Nutzungslizenz normalerweise in kleinen monatlichen Beträgen. Daher dürften cloudbasierte Warenwirtschaftssysteme vor allem für kleine Unternehmen und Start-ups geeignet sein. Die Kosten richten sich dabei nach dem Funktionsumfang.
  • Sie und Ihre Mitarbeiter können auch unterwegs auf alle Informationen zugreifen, die sich auf Ihre Waren beziehen. Das ermöglicht flexiblere Arbeitsmodelle (z. B. Home-Office).
  • Sie brauchen kein firmeneigenes Rechenzentrum, da sich Ihre Dateien auf Servern Ihres Software-Anbieters befinden. Dadurch können Sie sich hohe laufende Kosten sparen.
  • Die Anwendung funktioniert über einen Browser. Sie können die Software also auf jedem Endgerät nutzen, ohne ein spezielles Programm zu installieren.
  • Sie geben einen Teil Ihrer IT-Verantwortung an den Cloudbetreiber ab. Achten Sie daher darauf, dass die Server im deutschsprachigen Raum und nicht etwa in Fernost liegen.
Gegen eine Cloud spricht:
  • Ihre Daten und die Ihrer Kunden werden an Dritte weitergegeben. Setzen Sie daher unbedingt auf etablierte Softwareanbieter.
  • Ohne Internet können Sie Ihre Waren nicht managen.
  • Kommt es zu Serverproblemen beim Cloud-Anbieter, drohen Ihnen Datenverluste! Sichern Sie Ihre wichtigsten Firmeninformationen daher immer zusätzlich ab.
Es gibt durchaus Software-Lösungen, bei der Elemente beider Varianten vorhanden sind. Dann spricht man von sog. hybriden Modellen. Dabei verwalten Sie z. B. einen Teil der Aufgaben über Ihre Cloud. Besonders sensible Daten (Kontoinformationen etc.) geben Sie allerdings nicht aus der Hand, sondern speichern Sie lokal. Beachten Sie ausserdem: Aufgrund der seit Mai 2018 geltenden DSGVO müssen Sie Ihre Kunden davon in Kenntnis setzen, wenn Sie Ihre Daten verarbeiten bzw. weitergeben.

In fünf Schritten ein Warenwirtschaftssystem einführen

Mit diesen fünf Schritten gelingt es Ihnen, ein (neues) WWS erfolgreich in Ihrem Unternehmen einzuführen:
  1. Legen Sie fest, über welche (Zusatz-)Funktionen Ihr zukünftiges WWS mindestens verfügen soll.
  2. Vergleichen Sie die Angebote verschiedener Hersteller. Dabei sollte die Qualität und der Funktionsumfang an erster Stelle stehen und nicht der Preis.
  3. Starten Sie eine Testphase unter Realbedingungen mit echten Firmendaten. Ein Datentransfer sollte probeweise stattfinden.
  4. Klären Sie offene Fragen und Probleme mit dem Software-Hersteller und finden Sie Lösungen.
  5. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter intensiv – hierfür sollten Sie ausreichend Zeit und Ressourcen einplanen.
Je schneller und zielgerichteter die Umstellung auf die neue Software stattfindet, desto früher können Sie von den Vorzügen eines Warenwirtschaftssystems profitieren.
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