Die Nutzung illegaler Software fügt einem Unternehmen grossen Schaden zu. Nicht nur der gute Ruf steht auf dem Spiel. Die Kosten für Nachlizenzierung, Schadensersatz, Anwalt und Gericht sind nicht zu unterschätzen.
Deshalb bietet Microsoft Unternehmen zahlreiche Hilfestellungen an, um ein effektives und kostensparendes Software- und Lizenzmanagement aufzusetzen und illegale Softwarenutzung und/oder Falschlizenzierung zu vermeiden. So geht die Übersicht über den Softwarebestand nicht verloren und es kann jederzeit verifiziert werden, ob alle nötigen Lizenzen vorhanden sind.
Eine Checkliste hilft, nichts zu vergessen:
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Verfügen die PCs im Unternehmen, die mit einer Windows-Version ausgerüstet sind, über eine entsprechende Lizenz?
2
Wenn ja, sind alle ursprünglichen Produktbestandteile und die Rechnung vorhanden? Prüfen Sie, ob eines oder mehrere der folgenden Dokumente vorhanden sind:
• Original-Medien (CD-ROM und/oder Disketten)
• Ein Lizenzdokument, das häufig als «Endbenutzer-Lizenzvertrag» (EULA) bezeichnet wird
• Echtheitszertifikate
• Handbücher und Anleitungen
• Rechnungen und/oder Belege

3
Mitarbeitende sollten nicht über Admin-Rechte verfügen und frei Programme herunterladen und installieren dürfen. Dies reduziert die IT-Risiken und zudem die Gefahr unlizenzierter Software im Unternehmen.
4
Klare Unternehmensregeln verbieten Mitarbeitenden den Gebrauch unlizenzierter Software, verbunden mit einem Hinweis auf die Konsequenzen.

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Beziehen Sie die Software über autorisierte Vertriebswege, dies verhindert den Einsatz unlizenzierter Software.
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Prüfen Sie bei Unternehmensfusionen und -übernahmen, ob für den gesamten Softwarebestand gültige Lizenzen vorliegen.
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Interne Beschaffungsrichtlinien regeln die Bestellung von lizenzierter Software.

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Serverzugriffslizenzen werden korrekt gewählt (User- oder Device-Lizenzen). Stellen Sie sicher, dass IT-Verantwortliche wissen über alle verfügbaren Optionen bestehender Lizenzen Bescheid.

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Pro Abteilung bzw. Business Units werden verwendete Lizenzen klar definiert.

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Der lizenzierte Zugriff über unternehmensfremde Geräte (Mobile Devices, Roaming oder Citrix) ist sichergestellt.

Bei Beachtung dieser Aspekte und Einführung geeigneter Unternehmensgrundsätze entsteht ein solides Fundament zur Verwaltung von Software-Assets.
Wenn Sie unsicher sind oder noch Fragen haben, können Sie sich jederzeit an das SAM Team von Microsoft wenden: sw-asset@microsoft.com. Auch Ihr Microsoft-Partner weiss über die korrekte Lizenzierung von Software bestens Bescheid.