Die Angst vor den Ferien

Das Dateisystem ist kein besonders übersichtlicher Ort: Jeder legt Ordner nach seinem Gusto an und so verliert man auf dem firmeneigenen Server mit der Zeit komplett die Übersicht. Auch festgelegte Ordner-Hierarchien helfen nur, wenn sich alle daran halten – oft genug ist das Wunschdenken.

Es braucht eine zentrale, einheitliche Oberfläche mit einer klaren Struktur und Volltextsuche – einmal eingerichtet gültig für alle Mitarbeitenden und Projekte. Es braucht ein standardisiertes Ablagesystem, das sich eng an die Arbeitsabläufe eines Unternehmens anpassen lässt. Es braucht Sharepoint Online.

Der Nutzen der Ablage
Die Cloud-Lösung zahlt sich besonders während der Ferienzeit aus: Stellvertreter finden alle Informationen und Dateien zu einem Projekt an einem zentralen Ort, nehmen Einsicht in die aktuellen Termine und finden leicht die dazugehörigen Kontakte. Umgekehrt können sich Abwesende leicht über den Projektfortschritt informieren. Ein Browser und ein Internetanschluss genügen.

Auch die Zusammenarbeit und Informationsflüsse verbessern sich. Über Teams und Abteilungen hinweg. Das fängt ganz seriös bei der Verkaufspräsentation an, die – zentral gespeichert und gepflegt – an jedem Endgerät überall zur Verfügung steht. Und hört längst nicht bei den unterhaltsameren Projekten wie dem gemeinsamen Barbecue oder dem Teilen von Ferienfotos auf: Intelligente Anwendungen wie etwa einen vollautomatischen Ferienplaner lassen sich integrieren.

Warum eine Cloud-Lösung?
Sharepoint Online ist rasch aktiviert und lässt sich 30 Tage lang testen. Investitionen sind keine notwendig. Der hohe Sicherheitsstandard der Microsoft-Rechenzentren (Zertifizierung nach SAS70 Type II, ISO 27001), vertraglich zugesicherte Service Level Agreements (SLAs) mit über 99,9 % Verfügbarkeit sowie die Einhaltung neuester, scharfer EU-Datenschutzbestimmungen schützen die Prozesse des Unternehmens, das seine Dokumenten- und Zusammenarbeitsablage online betreibt.