Wissen Sie, wie viel Ihre Firma pro gedruckte Seite bezahlt? In den meisten Unternehmen kann niemand diese Frage genau beantworten. Denn nebst Ausgaben für Papier, Toner und Tinte müssen auch Anschaffungs- und Servicekosten miteinberechnet werden. Aber damit noch nicht genug: Nicht nur beim Bestellen von Papier und Toner geht Arbeitszeit verloren, auch der Weg vom Arbeitsplatz zum Drucker und wieder zurück kostet wertvolle Arbeitszeit. Und schliesslich beanspruchen Drucker, Papier, Toner- und Tintenvorräte auch noch einiges an Raumfläche, was ebenfalls Kosten verursacht. Je grösser das Unternehmen, desto relevanter werden die kostentreibenden Faktoren. Doch schon allein die Analyse des Ist-Zustandes dürfte für die meisten Unternehmen eine Überforderung darstellen. Deshalb gehört diese Analyse bei den meisten Anbietern von Managed Print Services (MPS) zum Service und wird bei grösseren Unternehmen vor Ort durchgeführt, damit eine konkrete Offerte erstellt werden kann.

Der Hauptvorteil von Managed Print Services – das steht im Mittelpunkt der Versprechen aller Anbieter – ist die Kostenersparnis und eine bessere Kostenkontrolle. In den letzten Jahren hat aber auch der Aspekt der Sicherheit an Bedeutung gewonnen. Ebenfalls deutlich wird: Alle Anbieter von MPS untermauern ihre Versprechen mit allgemeinen Zahlen und Hinweisen auf Studien – doch konkrete Preisbeispiele sind nicht zu finden. Das hat einen guten Grund: So individuell wie Ihr Unternehmen sind auch Ihre Bedürfnisse – und das lässt sich nicht auf ein paar Eckdaten herunterbrechen. Sie kommen also nicht darum herum, selbst Offerten anzufordern. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie dabei und bei Managed Print Services besonders achten sollten.

Jedes Managed-Print-Service-Projekt startet mit einer Analyse des Ist-Zustandes. Dabei werden nicht nur die Geräte erfasst, sondern auch die Nutzungsfrequenz, der Materialverbrauch, die Standorte und Servicekosten.

Managed Print Services werden heute von allen grossen Druckerherstellern angeboten, aber auch von Dritt­anbietern, die herstellerübergreifende Angebote machen. Beachten Sie das beim Einholen der Offerten.

Schon bei der Analyse des Druckverhaltens in Ihrer Firma werden sehr viele Daten erhoben. Lassen Sie sich genau erklären, wie die Daten erhoben und wofür sie verwendet werden.

Klären Sie ab, welche Geräte im Angebot sind. Wenn Sie die Dienstleistung direkt bei einem Druckerhersteller beziehen, kann es sein, dass er trotzdem in der Anfangsphase auch bereits vorhandene Geräte von Drittanbietern miteinbezieht.

Das einfachste Modell ist die Abrechnung pro ausgedruckte Seite. Der Seitenpreis wird so berechnet, dass alle Kosten für Wartung und Material­verbrauch einberechnet sind. Vorteil: Es wird nur bezahlt, was gedruckt wird. Nachteil: Die Kosten variieren von Monat zu Monat. Daneben gibt es die Abrechnung nach Volumen: Bei der Analyse wird das monatlich erwartete Druckvolumen berechnet, woraus eine Monatspauschale kalkuliert wird. Der Vorteil: Die Kosten sind klar vorhersehbar. Der Nachteil: Geht das Druckvolumen zurück, wirkt sich das nicht unmittelbar auf den Preis aus.

Fällt ein Gerät aus, wird es entweder von einem Techniker repariert oder ersetzt. Hier müssen Sie vor allem beachten, wie lange die Interventionszeit ist – also wie lange die Zeit vom Ausfall bis zum nächsten Ausdruck maximal ist.

In den letzten Jahren hat der Sicherheitsaspekt in grösseren Firmen an Bedeutung gewonnen. Wer darf das Dokument ausdrucken, kopieren, verschieben oder öffnen? Machen Sie sich Gedanken darüber, was Sie kontrollieren müssen und was nicht – die Komplexität dieser Aufgaben kann die Kosten in die Höhe treiben.

Der interne IT-Support muss sich dank Managed Print Services nicht mehr um Probleme rund um den Drucker kümmern, sondern kann sich auf seine Kernaufgaben fokussieren. Bei komplexeren MPS wird ein Techniker automatisch aufgeboten, sobald ein Fehler festgestellt wird.

Verbrauchsmaterial (Tinte, Toner und Papier) gehören zum Paket. Entweder wird die Bestellung automatisch generiert, sobald die Bestände zur Neige gehen, oder die Lieferung erfolgt aufgrund des ermittelten Druckvolumens.

Die Komplexität von MPS-Projekten und die relativ grosse Vorarbeit bei der Analyse des Ist-Zustandes führen dazu, dass diese Projekte über einen längeren Zeitraum laufen. Achten Sie deshalb besonders darauf, auf welche Vertragsdauer (meist zwischen einem und fünf Jahren) Sie sich einlassen.

Das erforderliche Druckvolumen lässt sich einfach bestimmen, denn es ist die Anzahl tatsächlich ausgedruckter Seiten. Wichtig ist aber auch, dass berücksichtigt wird, wie viele Seiten jeweils pro Druckauftrag gedruckt werden, denn das hat einen Einfluss auf die Druckgeschwindigkeit (Seiten pro Minute), welche die eingesetzten Geräte bieten müssen, um lange Wartezeiten zu verhindern.

Wenn die Anbieter von «Print Services» reden, meinen Sie in der Regel das gesamte Dokumentenmanagement, also auch scannen, kopieren, das Finishing (heften, falten, lochen etc.) und das Versenden von Dokumenten per E-Mail oder Fax.

Ob sich Managed Print Services für ein Unternehmen lohnen, ist keine Frage der Betriebsgrösse oder der Anzahl Drucker. Viel mehr kommt es auf das Druckvolumen und die Komplexität der Druckaufträge an. Bei einigen Anbietern sind zum Beispiel Leasing-Verträge nach dem MPS-Prinzip bereits ab einem einzigen Gerät möglich. Holen Sie unbedingt bei mehreren MPS-Anbietern eine Grobofferte ein. Entscheiden Sie erst danach, ob Sie sich auf ein solches Modell einlassen möchten.

Managed Document Service ist die grosse Schwester des Managed Print Service. Bei diesem Konzept wird nicht nur das Druckermana­gement optimiert, sondern der ganze Zyklus der Dokumentenverwaltung – also vom Erstellen bis zur Archivierung der Dokumente, was mitunter auch zu tieferen Druckvolumina führt. Auch diese Dienstleistung wird von den meisten grossen Druckerherstellern angeboten. Und auch hier gilt: Holen Sie unbedingt mehrere Offerten ein, bevor Sie sich für einen bestimmten Anbieter entscheiden.