Das neue Outlook

Wichtige Einstellungen

Ein der wichtigsten Neuerungen in Outlook ist die verbesserte Nutzerführung, die sich erst auf den zweigen Blick offenbart.
Viele Einstellungen, die sich früher im Reiter Datei oder in einem Untermenü versteckt hatten, sind nun viel besser erreichbar. Sie finden diese jetzt bequem über das Zahnrad-Symbol oben rechts, Bild 7.
Bild 7: Mit einem Klick auf das Zahnrad gelangen Sie zu allen wichtigen Outlook-Einstellungen
Quelle: PCtipp.ch
Die Einstellungsmöglichkeiten sind sehr umfangreich, wir beschränken uns im folgenden auf die Wichtigsten aus jeder Kategorie.

Konten

Unter dem Eintrag E-Mail-Konten finden Sie eine Übersicht all Ihrer mit Outlook verknüpften Konten. Klicken Sie auf Verwalten, sehen Sie alle wichtigen Zugangsangaben, können diese in der aktuellen Version allerdings nicht ändern. Mit einem Klick auf + Konto hinzufügen binden Sie weitere Konten ein – der Prozess funktioniert, wie anfangs beschrieben.

Abwesenheitsmeldungen erfassen

Wählen Sie das betroffene Konto und klicken Sie auf die Schaltfläche bei Automatische Antworten aktivieren. Danach legen Sie den Zeitraum und die Nachricht fest.

Signaturen

Unter Signaturen können Sie pro E-Mail-Konto eine eigene Signatur erfassen. Gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie zuerst in der Liste das Konto aus, für das die neue Signatur gilt, Bild 8 A.
Bild 8: Das Erfassen von Signaturen ist einfacher geworden
Quelle: PCtipp.ch
Klicken Sie auf den Punkt + Neue Signatur B. Geben Sie einen Namen für die Signatur ein C. Tippen Sie danach Text und Bilder für die Signatur ein D. Klicken Sie unten im Fenster auf Speichern. Legen Sie fest, in welchem Fall die Signatur verwendet werden soll E. Klicken Sie erneut auf Speichern.  

Einstellungen unter «Allgemein»

Im Menü Sprache und Zeit unter Allgemein kann Outlook auf die Einstellungen zurückgreifen, die auch für alle anderen Microsoft-Apps gelten. Stellen Sie dazu sicher, dass der Schalter bei Meine Microsoft 365 Einstellungen verwenden aktiviert ist, Bild 9.
Bild 9: Synchronisieren Sie Sprache und Zeit mit den anderen Microsoft-Apps
Quelle: PCtipp.ch
Möchten Sie Outlook im Dunkel-Modus verwenden? Oder eines der klassischen Designs verwenden? Diese Einstellungen machen Sie im Menü Darstellung. Wählen Sie jeweils Systemeinstellungen verwenden, damit die Darstellung den globalen Einstellungen entspricht.
Mittels Benachrichtigungen legen Sie fest, über welche Ereignisse (zum Beispiel eintreffende E-Mails oder anstehende Termine) Sie via Desktopbenachrichtigungen informiert werden möchten. Beachten Sie, dass Sie durch Anklicken der Pfeiltaste den Stil der Benachrichtigungen individuell anpassen können.
Über das Menü Suchen definieren Sie, ob bei einer Suchanfrage nur der geöffnete Ordner durchsucht wird oder sämtliche Ordner des Kontos. Ausserdem können Sie einstellen, ob auch der Papierkorb einbezogen wird und ob zuerst die drei besten relevanten Ergebnisse angezeigt werden – was in Outlook das Auffinden von Nachrichten erheblich vereinfacht.

E-Mail

Im neuen Outlook werden die Nachrichten gruppiert angezeigt, was bedeutet, dass die Historie eines Mailverkehrs direkt untereinander dargestellt wird. Wenn Sie das nicht möchten, wählen Sie im Einstellungsmenü E-Mail bei Layout unter dem Titel Nachrichtenorganisation die Option E-Mails als einzelne Nachrichten anzeigen. Etwas weiter oben können Sie bei Nachrichten in Relevant und Sonstige sortieren auch einstellen, dass Outlook eine Gewichtung der Nachrichten vornimmt. Dies und alle weiteren Darstellungsoptionen lassen sich pro eingerichtetes Konto separat konfigurieren.
Für Kurzantworten besonders praktisch: Bei Intelligente Vorschläge ist das Kontrollkästchen bei Vorgeschlagene Antworten bereits aktiviert.
Für Kurzantworten besonders praktisch: Bei Intelligente Vorschläge ist das Kontrollkästchen bei Vorgeschlagene Antworten bereits aktiviert. Zuunterst an der eingegangenen E-Mail werden solche Antworten jeweils angezeigt, klicken Sie darauf, wird die Antwortmail mit dem bereits eingefügten Text dargestellt, Bild 10.
Bild 10: Outlook schlägt automatische Kurzantworten vor
Quelle: PCtipp.ch
Ebenfalls in diesem Menü richten Sie Regeln und QuickSteps ein, die das automatische Verarbeiten von Nachrichten erleichtern.

Kalender

In der Einstellung Kalender finden Sie alle Optionen, welche die Termine oder Ihre Agenda betreffen. Eine praktische Einstellung für Microsoft-Konten entdecken Sie bei Arbeitszeiten und Standort: Stellen Sie hier ein, wann Sie in welchem Zeitraum wo arbeiten. Das vereinfacht es Ihren Mitarbeitenden, Termine mit Ihnen zu vereinbaren – insbesondere wenn Sie nicht 100 Prozent arbeiten oder zu gewissen Zeiten im Home-Office und nicht im Büro sind, Bild 11.
Bild 11: Hinterlegen Sie für Ihre Arbeitskollegen Ihre Arbeitszeiten und -Orte direkt in Outlook
Quelle: PCtipp.ch

Autor(in) Beat Rüdt



Kommentare
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Erido
10.04.2024
Wie bringe ich die lästige Werbung im Posteingang weg (trotz Microsoft 365 Abo)?

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JLo
10.04.2024
Alle IMAP-Konten mit Mailadresse und Passwort von allen Anbietern in der Microsoft-Cloud? Das tut sich hoffentlich niemand an. Das ist m.E. grenzwertig.

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waendi
10.04.2024
Alle IMAP-Konten mit Mailadresse und Passwort von allen Anbietern in der Microsoft-Cloud? Das tut sich hoffentlich niemand an. Das ist m.E. grenzwertig. Genau das habe ich auch gedacht. Der PC Tipp ist m.E. sonst immer sehr stark sensibilisiert auf Sicherheitsfragen. Und wenn ich richtig orientiert bin, werden Mailadresse und Passwort unverschlüsselt übertragen. Man korrigiere mich, wenn dies nicht der Fall ist. Leider ist davon auszugehen, dass irgend wann einmal auch Outlook in Microsoft 365 ein solches "update" bekommen wird. Sicherheitshalber habe ich mir Thunderbird im Parallelbetrieb installiert und muss sagen, dass TB sich nicht hinter Outlook verstecken muss. Gruss Waendi

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Korni
10.04.2024
Was ist, wenn ich keinen Schieber habe, um das neue Outlook zu aktivieren? Gruss Korni

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waendi
10.04.2024
Was ist, wenn ich keinen Schieber habe, um das neue Outlook zu aktivieren? Sei froh darum :-) Vielleicht hast Du es irgendwann einmal deaktiviert. Seit Juli 2023 erschien ja dieser Schieber...

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JLo
10.04.2024
Sicherheitshalber habe ich mir Thunderbird im Parallelbetrieb installiert und muss sagen, dass TB sich nicht hinter Outlook verstecken muss. Wieso benutzen Privatleute überhaupt Outlook? Das macht nämlich nur in einer Exchange-Umgebung wirklich Sinn. Der TB hat noch den Vorteil, dass er auf allen OSen läuft (Win, Linux und Mac). Die Profile sind zudem untereinander voll kompatibel. Als digitaler Trainer für gemeinnützige Organisationen werde ich mit der Überforderung privater Nutzer mit/durch Outlook fast täglich konfrontiert.

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gaudenz
10.04.2024
Seit der Umstellung werden mir Kontakte aus dem Exchange-Konto im meinem anderen Konto (IMAP) nicht mehr angezeigt. Hat jemand dafür einen Tipp? Vielen Dank.

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giori
10.04.2024
Darum habe ich mich von Outlook verabschiedet und alles nach Thunderbird migriert (immerhin 4000 private Mails). Funktionierte bestens. Sicher nicht so elegant wie bei Outlook, aber als Rentner hat man auch viel weniger Mails und Termine zu verwalten als früher.

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rri007
10.04.2024
Leider funktioniert das Verschieben von Mails in ein anderes Mail-Konto nicht mehr. Somit wieder zurück zum "alten" Outlook.

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gucky62
10.04.2024
Wieso benutzen Privatleute überhaupt Outlook? Das macht nämlich nur in einer Exchange-Umgebung wirklich Sinn. Der TB hat noch den Vorteil, dass er auf allen OSen läuft (Win, Linux und Mac). Die Profile sind zudem untereinander voll kompatibel. Als digitaler Trainer für gemeinnützige Organisationen werde ich mit der Überforderung privater Nutzer mit/durch Outlook fast täglich konfrontiert. Weil Outlook auch ohne Exchnage einige hilfreiche und sinnvolle Funktione hat. Das Loo and Feel ist auch anders. TB mag in vielem nicht schlecht sein. Aber die Dahrstellung und einige Funktion sidn etwas arg optimierungswürdig. Outlook hat da aber genausoviele Baustellen. Ich nutze TB ab und an für den Newsserver. Naja, sorry, da ist TB miserabel. Da liebe ich meine alten Tin. Mit dem TB für Mails konnte ich mich auch nie anfreunden. Mal schauen was es noch sonst als brauchbare Alternativen gibt, wenn MS Outlook zwangsverclouden will. Und nein ein Webmail kommt nicht in die Tüte. Das ist und bleibt Schrott. Gruss Daniel