Alle Einträge doppelt im Outlook 2002 Adressbuch

1. Die einfache Variante: Falls Sie nicht hunderte von Adressen in Ihren Kontakten haben, können Sie diese manuell ändern. Verwenden Sie ein anderes Feld, um die Fax-Nummer einzutragen. z.B. "Weitere Telefone". Auf diese Weise wird die Nummer nicht ins Adressbuch übernommen und der Empfänger wird nur mehrmals angezeigt, wenn mehrere E-Mail-Adressen eingetragen sind.

2. Wenn Sie mehr als nur ein paar Adressen haben, ist dieses manuelle Vorgehen natürlich etwas mühsam. Sie exportieren am besten die Adressen, ändern den Feldtitel und importieren danach die geänderten Daten. Und das geht gemäss Microsoft-Knowledge-Base [1] so:

Zuerst exportieren Sie die Datei. Dazu wählen Sie "Exportieren in eine Datei" und klicken auf "Weiter". Bei "zu erstellender Dateityp:" wählen Sie "Tabulatorgetrennte Werte (Windows)" aus und klicken auf "Weiter". Wählen Sie nun den Ordner, der die zu ändernden Daten enthält (Kontakte), und klicken Sie erneut auf "Weiter". Bei "Durchsuchen" können Sie jetzt den Pfad und den Namen für die Datei angeben. Mit einem Klick auf "Weiter" gelangen Sie zu folgendem Bild:

Den Button "Felder zuordnen" brauchen Sie nicht zu beachten. Setzen Sie einen Haken in das Kästchen, damit die Schaltfläche "Fertig stellen" aktiv wird und klicken Sie dann auf diese Schaltfläche, um die Datei zu speichern.

Öffnen Sie nun Excel und dort über "Datei/Öffnen" die eben gespeicherte TXT-Datei. Es öffnet sich der Textkonvertierungs-Assistent. Hier brauchen Sie im ersten Dialog nur darauf zu achten, dass "Getrennt" aktiviert ist. Klicken Sie dann auf "Weiter". Im zweiten Fenster muss "Tabstopp" mit einem Haken versehen sein, alle andern Trennzeichen dürfen nicht aktiviert sein. Klicken Sie auf "Fertig stellen".

Die Daten wurden in Excel importiert. Was Sie in der ersten Zeile sehen, sind die Feldnamen, die von Outlook definiert wurden und so auch wieder erkannt werden. Suchen Sie nun das Feld mit dem Inhalt "Fax geschäftlich" in der ersten Zeile und ändern ihn in "Weiteres Telefon"

Schliessen Sie nun die Datei. Sie werden eine Information erhalten, dass möglicherweise Merkmale verloren gehen. Sie können die Datei trotzdem speichern.

Der gröbste Teil ist abgeschlossen. Nun müssen Sie die Daten wieder in Outlook importieren. Wählen Sie in Outlook erneut "Datei/Importieren/Exportieren" und gehen Sie zu "Importieren aus anderen Programmen oder Dateien". Bei "zu importierende Datei" wählen Sie wieder "Tabulatorgetrennte Werte (Windows)". Mit "Durchsuchen" geben Sie den Pfad zu der Datei an und achten Sie darauf, dass die Option "Duplikate durch importierte Elemente ersetzen" aktiviert ist. Klicken Sie auf "Weiter" und geben Sie den Outlook-Ordner an, in den die Daten importiert werden sollen (Kontakte). Mit einem Klick auf "Fertig stellen" werden die geänderten Daten importiert. Die Fax-Nummer steht jetzt nicht mehr im Feld "Fax geschäftlich" sondern in "Weiteres"

Und das Allerwichtigste: In Ihrem Adressbuch sind die Empfänger nur noch einmal vorhanden.