Cloud-Lösung mit Office 365: Grundgerüst für die Kommunikation eines Joint Venture

Als sich das Joint Venture der französischen La Poste und der Schweizerischen Post im Juli 2012 formierte, galt es, möglichst rasch eine Lösung für E-Mails, Kalender und Kontakte sowie für den Datentausch einzuführen. Video-Konferenzen und Social-Media-Funktionen sollten die Abstimmung im neuen Unternehmen unterstützen. «Gesucht war ein Grundgerüst für die rund 1.000 Mitarbeiter, das in drei Monaten einsatzbereit ist», erläutert Artur Tomczak, Leiter IT International der Post CH AG.

Das neu gegründete Unternehmen Asendia verteilt sich auf die zwei Hauptsitze in Paris und Zürich und auf Filialen in 15 Ländern. Als wenig geeignet erwiesen sich die Collaboration-Lösungen, die bei beiden Muttergesellschaften bereits im Einsatz waren. «Diese lassen sich nur mit einigem technischen Aufwand ausbauen, was viel Zeit und Geld kostet», berichtet Tomczak. Schnell wurde klar: Nur eine Cloud-Lösung würde so schnell einsatzbereit und länderweit verfügbar sein. «Die Marktanalyse zeigte, dass Microsoft Office 365 unsere Anforderungen sehr gut abdeckt». Office 365 bietet E-Mail, Terminkalender, Teamräume sowie Werkzeuge für Datentausch, Videokonferenzen und Instant Messaging – alles auf einer Plattform. Und als Cloud-Lösung ist es von überall aus und sicher mit Smartphone, Tablet oder PC abrufbar. Nach einer Präsentation gab die Geschäftsführung von Asendia grünes Licht.

Zunächst mussten die Vorgaben des Schweizer Datenschutzgesetzes und der Schweizerischen Post für die Tochtergesellschaft Asendia geklärt werden. «Microsoft bietet grundlegend eine hohe Datensicherheit», erläutert Tomczak. So ist Microsoft USA nach U.S.-Swiss Safe Harbor Framework zertifiziert, und Office 365 erfüllt die Anforderungen der EU-Datenschutzrichtlinie. Darüber hinaus liegen die Daten redundant in zwei europäischen Rechenzentren, die ISO-zertifiziert sind.

Dennoch bezog Tomczak Rechtsdienst, Einkauf und Top Management sowie das Risikomanagement und die IT-Abteilung mit ein. «Microsoft stellt alle Rechtsgrundlagen zum Datentransfer ins Ausland transparent bereit», sagt Tomczak. «Das war eine gute Grundlage für unsere Risikoabschätzung und alle Beteiligten konnten ihre Positionen darstellen». Man beschloss, ergänzend eine Vereinbarung «Onlinedienste» sowie einen Zusatz im Office 365-Vertrag vorzunehmen.

«Die Migration war einfach, Office 365 stand über Nacht bereit», erläutert Tomczak. «Wir haben den Zugang aktiviert und eingerichtet – fertig». Danach konnten alle Mitarbeiter in drei Kontinenten per Browser E-Mails schicken, Kalender nutzen und auf Kontakte zugreifen – auf jedem beliebigen Rechner. Das Dateisystem für die neue Organisation wurde in klassischen Ordnern wie beispielsweise Geschäftsleitung, Logistik und Finanzen abgebildet und in SharePoint Online geladen. Alle PCs wurden mit Kamera und Head-Sets ausgerüstet. «Die Mitarbeiter haben von da ab täglich Meetings über Lync Online durchgeführt», erzählt Tomczak.

Nach und nach folgten die Filialen. Das IT-Team konfigurierte auf allen Rechnern Office Outlook sowie die Dateiablagen in SharePoint Online für den Zugriff im Windows Explorer. Die Rechnung zeigt, dass für den laufenden Betrieb etwa 50 Prozent Kosten gespart werden gegenüber einer selbst betriebenen Lösung.