Sinn und Zweck von AbaClik in der aktuellen Version 2.1, so der Schweizer Spezialist für betriebswirtschaftliche Software: «Anwender können damit die immer grösser werdende Datenflut an Rechnungen oder Belegen optimal verwalten.» Das Tool ist auf die Verwendung für Smartphones optimiert, enthält neben der Leistungs- und Stundenerfassung auch Anwendungen, um Belege vorab zu erfassen und zu verteilen. Diese Belege können dann beispielsweise Treuhändern gemailt oder mit dem Hauptprogramm einer umfassenden Abacus-Software-Lösung intern synchronisiert und weiterverarbeitet werden.

Zeiterfassung: Die aktuelle Version unterstützt die automatische Zeiterfassung. Ein Szenario: Der Mitarbeiter kommt morgens ins Office. Beim Betreten des Büros startet die Arbeitszeit. Verlässt er das Büro, stoppt die Erfassung. Diese Umsetzung geschieht im App-Tool über die Funktion «In & Out». Hintergrund: Per iBeacon- oder RFID-Technologie zeichnet die App automatisch auf, wenn jemand den Arbeitsplatz betritt oder verlässt. Somit kann jederzeit überprüft werden, ob die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeits- und Pausenzeiten eingehalten werden. Seit Anfang 2014 ist die Arbeitszeiterfassung fast aller Mitarbeitenden Pflicht.

Umfangreiche Ausgabenerfassung: Neben der Zeiterfassung können auch Leistungen wie die erfolgten Arbeitsstunden, Ausgaben und Informationen bezüglich eines Arbeitstags oder Projekts erfasst und diese dem Arbeitgeber übermittelt werden.

Lohnabrechnung und mehr direkt aufs Smartphone: Eine weitere Neuerung von AbaClik betrifft den «Employee-Self-Service» (ESS). ESS erlaubt, vorausgesetzt, das Unternehmen ist im Besitz einer entsprechenden Abacus-Lizenz, Mitarbeitern den mobilen Zugriff auf die Personaldaten in der Abacus-Business-Software und deren Bewirtschaftung auf dem Smartphone. Dadurch kann der Mitarbeitende etwa seine Adresse oder den Zivilstand selbstständig ändern sowie auch Absenzen oder einen Unfall direkt melden. Daneben gestattet es die App, Lohnabrechnungen oder den Lohnausweis direkt auf die App des Mitarbeiters zu schicken. Und auch Genehmigungsprozesse lassen sich durch die mobile Visumskontrolle vereinfachen. Über eine Messaging-Funktion können zudem Mitteilungen ohne Umweg direkt an Firmenangehörige spezifisch adressiert werden. Das schliesst beispielsweise die gesamte Belegschaft, Teams sowie auch einzelne Mitarbeitende ein.

Zuerst wird das Programm installiert. Das geschieht am besten über den App-Store von Apple (iOS, Grösse 23 MB) oder Google Play (Android, Grösse 7,6 MB). Wir haben die App auf unserem Smartphone Wiko Fever (Android 5.1) getestet. Nach der Installation öffnet sich das Hauptmenü. Es ist in zwei Hauptscreens unterteilt. Wichtigste Bestandteile sind dabei die orangenfarbigen Icon-Container. Auf dem ersten Screen finden sich «Geschäftlich», «Privat», «Dokumente» und «Aktivitäten».

Auf dem zweiten, den man mit einer kurzen Wischbewegung nach links erreicht, gibt es noch «In & Out». Tippt man auf einen dieser vier Minisymbole gelangt man jeweils in weiterführende Menüs. Rechts oben, im Hauptmenü, ist der Einstellungs-Button, um App-weit die Firma, Zahlungsmittel (Länderwährungen) oder auch die Auflösung von Fotos (für die Belege) zu definieren. Das Vorgehen, wie Belege oder Rechnungen erfasst werden, ist sehr ähnlich. Soll beispielsweise eine Kaufquittung erfasst werden, klickt man auf einen der fünf genannten Icon-Container. Für eine private Rechnung also auf «Privat».

Im nächsten Schritt wird die Rechnung digital fotografiert. Dazu tippt man schlicht rechts oben auf das Kreuzsymbol. Daraufhin wird die Kamera eingeschaltet. Im nächsten Schritt wird der Beleg vom Benutzer fotografiert und, auf Nachfrage der App, sofort gespeichert. Danach geht es ans Ausfüllen sprich das Kennzeichnen des abfotografierten Belegs. Definiert werden können u.a. der Geldbetrag, die Spesenart (z.B. Frühstück, Einkauf, Benzin, Arbeit etc.), Transportkosten oder auch eine getätigte Übernachtung. Besonders gut gefallen hat die Funktion, dem Beleg auch gleich den richtigen «Standort» zuzuweisen. Dazu verknüpft sich die App automatisch mit dem Standort und dem hinterlegten Adressbuch des Smartphones.

Ist der Beleg wie gewünscht beschriftet, kann er gespeichert werden. Um diese Daten dem Arbeitgeber zukommen zu lassen, können die fertiggestellten Belege zugemailt werden. Dafür tippt man wiederum auf den Button «Privat» und wählt dann rechts oben den Button mit dem Bleistiftsymbol aus. Danach wechselt die Anzeige, dargestellt unten rechts in der Ecke durch das Symbol eines Briefcouverts. Tippt man darauf, wird der Beleg in das entsprechend hinterlegte Mailprogramm als Reportanlage eingebunden und kann dem gewünschten Empfänger zugeschickt werden. Fertig.

Neben diesem E-Mail-Versand lässt sich der Belegversand natürlich auch in eine vorhandene, komplette Abacus-Software einbinden. Dabei betragen die monatlichen Kosten, damit die anfallenden Daten synchronisiert werden, allerdings 5 Franken pro AbaClik-Anwender.

Fazit: Mit AbaClik 2.1 erhalten Anwender eine kostenlose App, um Belege, Rechnungen etc. zu sammeln und zu verwalten. Durch die Funktion Zeiterfassung erweitert Abacus Research das Miniprogramm um ein wertvolles Feature. Das Tool eignet sich durch seine einfache Bedienung und Funktionsweise auch für den privaten Gebrauch. Zudem kann es jederzeit erweitert werden.