Als Vorbereitung zu unseren heutigen Tipps empfehlen wir Ihnen Teil 1 dieser Serie. Dort finden Sie hilfreiche Tipps zur Installation, zu den den Dateitypen sowie erste Schritte.

Danach kann es mit der Arbeit in den neuen Office-Anwendungen richtig losgehen. Viele der Tipps gelten für alle Programme von Office 2010, dann tragen sie das Office-Icon. Ansonsten achten Sie auf die Icons von Excel, PowerPoint und Outlook.

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Kontextmenüs
Man kann darüber streiten, ob die Multifunktionsleiste wirklich benutzerfreundlicher ist als die früheren Menüs. Was aber definitiv einen Zeitgewinn bringt, sind die Kontextmenüs. Sobald Sie etwas markiert haben, zeigt sich ohne Ihr Zutun eine kleine Symbolleiste mit passenden Befehlen. Doch auch das klassische Kontextmenü, das beim Rechtsklick erscheint, wurde im neuen Office 2010 ausgebaut. Gewöhnen Sie sich die Arbeit damit an, so brauchen Sie nicht ständig zwischen den Tabs zu wechseln.

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Vorschau beim Einfügen
Sehr nützlich sind die «Einfügeoptionen». Haben Sie etwas kopiert oder ausgeschnitten, setzen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle und machen einen Rechtsklick. Fahren Sie über die Icons bei den «Einfügeoptionen», erscheint das zuletzt Kopierte als Vorschau. Wählen Sie die gewünschte Einfügungsart.

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Echtzeitvorschau

Überhaupt gibt sich Office 2010 grosse Mühe, Ihnen Resultate zu zeigen, bevor Sie einen Befehl ausgeführt haben. Probieren Sie unter Start die Formatvorlagen aus. Beim Drüberfahren per Maus zeigt Office 2010 direkt im Dokument an, wie es nach dem nächsten Klick aussehen würde.

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Flexible Grafiken
Wie schon im Vorgänger Office 2007 bietet auch die neue Büro-Suite SmartArt-Grafiken. Das sind Elemente zum Darstellen von Prozessen, Hierarchien oder Trends. In Office 2010 wurden diese Elemente erweitert. Öffnen Sie in Word, Excel oder PowerPoint Einfügen/SmartArt. Wählen Sie aus den verschiedenen Kategorien die passende Form aus und füllen Sie den anzuzeigenden Text ein.

Den einzelnen Bestandteilen können Sie auch ein Bild zuweisen: Nach einem Rechtsklick darauf gehts zu Form formatieren. Wählen Sie unter Füllung die «Bild- oder Texturfüllung» aus und schnappen sich das gewünschte Bild via Datei.

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Bildhintergrund löschen
Fügen Sie ein Bild ein, lässt sich ein störender Hintergrund einfach entfernen. Klicken Sie auf das Bild, gehen Sie zu Format und greifen Sie zu Freistellen. Das Office-Programm öffnet die «Bildtools» und zeigt einen Vorschlag, in dem es die auszublendenden Bereiche violett markiert. Falls zu viel markiert wurde, benutzen Sie den Knopf Zu behaltende Bereiche markieren und klicken auf einen betroffenen Bereich. Word passt das Objekt an. Nach einigen Klicks auf die gewünschten Bereiche ist das Objekt freigestellt; der gesamte Hintergrund erscheint violett. Sobald Sie zufrieden sind, geht es zu Änderungen beibehalten – schon ist der Gegenstand oder die Person vom Hintergrund befreit.

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Neue WordArt-Formate
Fürs Gestalten von Flyern oder Broschüren liefert Microsoft schon seit Jahren ein Werkzeug namens WordArt mit. Das war in den alten Office-Versionen alles andere als perfekt, erst seit der Version 2007 ist WordArt richtig brauchbar.

Wechseln Sie zum Einfügen-Reiter und klicken im Bereich «Text» auf WordArt. Nach der Wahl eines Grunddesigns erscheint ein Beispieltext, den Sie durch Ihren Inhalt ersetzen. Klicken Sie mit Rechts auf den Rahmen des Schriftzugs, haben Sie Gelegenheit zum Ändern der Schriftart.

Im Reiter Format der eingeblendeten «Zeichentools» entdecken Sie bei «WordArt-Formate» noch weitere Einstellungsknöpfe: Schrift und Füllfarbe, Schatten, Leuchteffekte etc. Nachdem Sie sich ausgetobt haben, empfehlen wir Ihnen, damit massvoll umzugehen. Weniger ist manchmal mehr. Hierbei hilft Ihnen die Live-Vorschau, die schon beim Drüberfahren über die Knöpfe die Auswirkungen anzeigt.

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Bedingte Formatierungen
Zum Verdeutlichen von Zahlen gibt es seit der Excel-Version 2007 erweiterte bedingte Formatierungen. Die höchsten/tiefsten Werte oder Trends machen Sie mit wenigen Klicks sichtbar. An derselben Stelle entdecken Sie auch die Symbolsätze. Damit zeigen Sie Pfeile oder sonstige Symbole direkt in den Wertespalten der Excel-Tabelle an.

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Sparklines
Excel 2010 beherbergt mit den Sparklines ein weiteres mächtiges Visualisierungswerkzeug. In einer einzigen Zelle fügen Sie bei Bedarf ein kleines Säulen- oder Liniendiagramm ein. Gehen Sie zum Befehl Einfügen/Sparklines/Säule und geben Sie danach den Datenbereich an.

Auch die Sparklines lassen sich wie Berechnungsformeln in benachbarte Zellen kopieren. Wollen Sie diese in bestimmten Zellen löschen, laufen Sie allerdings mit der Delete-Taste ins Leere. Entfernen Sie die Sparklines per Rechtsklick übers Kontextmenü.

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Gestaltung
Die Gestaltungsmöglichkeiten für Arbeitsblätter und Tabellen sind an zwei verschiedenen Orten untergebracht. Klicken Sie im Tab Seitenlayout auf Designs und fahren Sie per Maus über die verschiedenen Layouts. Damit legen Sie beispielsweise Schriftarten und weitere Elemente fest.

Einzelne Tabellen lassen sich auch gezielt einfärben. Das finden Sie im Tab Start in den Formatvorlagen. Benutzen Sie dort den Knopf Als Tabelle formatieren. Die beiden Gestaltungshilfen sind kombinierbar.

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Videoshow
Dass Sie in PowerPoint-Präsentationen auch Videos einbinden können, ist nicht neu. Wie bisher peppen Sie die Clips mit verschiedenen Rahmen sowie Farb- und Effektfiltern auf. Besuchen Sie Einfügen/Video/Video aus Datei und wählen Sie den gewünschten Film aus. Sehr praktisch sind die «Videotools»: Hier haben Sie unter Format nicht nur Zugriff auf die Helligkeits- oder Farbkorrekturen, sondern auch auf zahlreiche künstlerische Videoeffekte.

Soll nur ein Teil des Clips abgespielt werden? Wechseln Sie zu Wiedergabe und schnippeln Sie per Video kürzen die unerwünschten Teile weg. Wenn der Film nach dem Folienwechsel starten soll, wählen Sie am selben Ort unter Videooptionen bei «Start» den Punkt «Automatisch»

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In Film umwandeln

Haben Sie alle Folien erstellt, alle Übergänge festgelegt und Ihre Videos auf automatischen Start getrimmt? Unter Datei/Speichern und senden entdecken Sie den Befehl Video erstellen. Wählen Sie erst das Ausgabeformat. Sofern Sie keine automatischen Übergänge definiert haben, geben Sie hier noch an, wann die Folien gewechselt werden sollen. Nach dem Klick auf Video erstellen erzeugt PowerPoint das Video im WMV-Format. Falls Sie DVD-Qualität gewählt haben, lässt sich der Film anschliessend mit dem Windows DVD Maker auf eine DVD brennen, die Sie in jedem herkömmlichen DVD-Player abspielen können.

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Gesprächsfaden

Outlook 2010 hat auch eine Multifunktionsleiste erhalten. Zusätzlich wurden von Microsoft die Anzeigemöglichkeiten der Mails verbessert. Was in anderen Mailprogrammen längst geläufig ist, nennt sich in Outlook 2010 «Unterhaltungsansicht». Klicken Sie im Nachrichtenbereich auf Anordnen nach und wählen Sie danach «Datum (Unterhaltungen)». Damit zeigt Outlook Mails zum gleichen Thema zusammen an und versieht diese mit kleinen Pfeilen.

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Putzpersonal an Bord

Nach einem längeren Mailwechsel haben Sie jede Nachricht in mehrfacher Ausführung. Klicken Sie mit Rechts auf den Titel des Mailwechsels und gehen Sie zu Unterhaltung aufräumen. Damit bugsiert Outlook 2010 die überflüssigen Nachrichten in den Papierkorb.

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Hotmail-Nutzer aufgepasst
Standardmässig ist in Outlook 2010 keine Funktion mehr enthalten, um Postfächer von Windows Live Hotmail zu bewirtschaften. Sie rüsten diese Fähigkeit aber einfach nach. Surfen Sie auf diese Seite. Suchen Sie dort nach outlook 2010 hotmail connector. Laden Sie den passenden Hotmail-Connector für die 32-Bit- oder 64-Bit-Version von Office 2010 herunter und installieren Sie ihn. Jetzt können Sie Ihr Hotmail-Konto in Outlook einrichten.