Service, Sicherheit, Vertrag und mehr

Fällt ein Gerät aus, wird es entweder von einem Techniker repariert oder ersetzt. Hier müssen Sie vor allem beachten, wie lange die Interventionszeit ist – also wie lange die Zeit vom Ausfall bis zum nächsten Ausdruck maximal ist.

In den letzten Jahren hat der Sicherheitsaspekt in grösseren Firmen an Bedeutung gewonnen. Wer darf das Dokument ausdrucken, kopieren, verschieben oder öffnen? Machen Sie sich Gedanken darüber, was Sie kontrollieren müssen und was nicht – die Komplexität dieser Aufgaben kann die Kosten in die Höhe treiben.

Der interne IT-Support muss sich dank Managed Print Services nicht mehr um Probleme rund um den Drucker kümmern, sondern kann sich auf seine Kernaufgaben fokussieren. Bei komplexeren MPS wird ein Techniker automatisch aufgeboten, sobald ein Fehler festgestellt wird.

Verbrauchsmaterial (Tinte, Toner und Papier) gehören zum Paket. Entweder wird die Bestellung automatisch generiert, sobald die Bestände zur Neige gehen, oder die Lieferung erfolgt aufgrund des ermittelten Druckvolumens.

Die Komplexität von MPS-Projekten und die relativ grosse Vorarbeit bei der Analyse des Ist-Zustandes führen dazu, dass diese Projekte über einen längeren Zeitraum laufen. Achten Sie deshalb besonders darauf, auf welche Vertragsdauer (meist zwischen einem und fünf Jahren) Sie sich einlassen.

Das erforderliche Druckvolumen lässt sich einfach bestimmen, denn es ist die Anzahl tatsächlich ausgedruckter Seiten. Wichtig ist aber auch, dass berücksichtigt wird, wie viele Seiten jeweils pro Druckauftrag gedruckt werden, denn das hat einen Einfluss auf die Druckgeschwindigkeit (Seiten pro Minute), welche die eingesetzten Geräte bieten müssen, um lange Wartezeiten zu verhindern.

Wenn die Anbieter von «Print Services» reden, meinen Sie in der Regel das gesamte Dokumentenmanagement, also auch scannen, kopieren, das Finishing (heften, falten, lochen etc.) und das Versenden von Dokumenten per E-Mail oder Fax.

Ob sich Managed Print Services für ein Unternehmen lohnen, ist keine Frage der Betriebsgrösse oder der Anzahl Drucker. Viel mehr kommt es auf das Druckvolumen und die Komplexität der Druckaufträge an. Bei einigen Anbietern sind zum Beispiel Leasing-Verträge nach dem MPS-Prinzip bereits ab einem einzigen Gerät möglich. Holen Sie unbedingt bei mehreren MPS-Anbietern eine Grobofferte ein. Entscheiden Sie erst danach, ob Sie sich auf ein solches Modell einlassen möchten.

Managed Document Service ist die grosse Schwester des Managed Print Service. Bei diesem Konzept wird nicht nur das Druckermana­gement optimiert, sondern der ganze Zyklus der Dokumentenverwaltung – also vom Erstellen bis zur Archivierung der Dokumente, was mitunter auch zu tieferen Druckvolumina führt. Auch diese Dienstleistung wird von den meisten grossen Druckerherstellern angeboten. Und auch hier gilt: Holen Sie unbedingt mehrere Offerten ein, bevor Sie sich für einen bestimmten Anbieter entscheiden.