Tipps & Tricks 31.03.2016, 06:00 Uhr

Outlook: .ost-Datei eines IMAP-Kontos verschieben

Outlooks .ost-Datei mit den Daten eines IMAP-Kontos lässt sich eigentlich nicht so einfach verschieben. Betonung auf «eigentlich». So gehts doch.
Wer die persönlichen Dateien gerne an selbst gewählten Speicherorten lagert, dürfte ein Problem haben, sofern Outlook mit einem IMAP-Konto im Spiel ist: Die Datei mit Endung «.ost» lässt sich zwar bei geschlossenem Outlook verschieben. Aber es gibt keinen Knopf, über den man Outlook den neuen Speicherort beibringen kann. Nur bei POP3-Konten, die *.pst-Dateien verwenden, fragt Outlook nach dem Verbleib der Datei und lässt sich den Weg zeigen.
Wie bekommt man das aber bei der *.ost-Datei eines IMAP-Kontos hin?
Lösung: Im Microsoft Technet findet sich hierzu eine Lösungsmöglichkeit. 
Das Prinzip in der Kurzfassung: 
  • Aktuellen Speicherpfad der Datei ausfindig machen
  • Outlook komplett schliessen
  • Die Datei an den gewünschten Platz verschieben
  • Am alten Speicherort einen sogenannten «symbolischen Link» zum neuen Speicherort erzeugen
Wo die *.ost-Datei gespeichert ist, finden Sie so heraus: Öffnen Sie Outlook und gehen Sie via Datei/Kontoeinstellungen zu Kontoeinstellungen. Wechseln Sie in den Reiter Datendateien. Hier dürfte zu jedem per IMAP verwalteten Konto eine separate .ost-Datei aufgeführt sein. Bei via POP3 verwalteten Konten sind es wie erwähnt stattdessen .pst-Dateien, deren Verschieben weniger Probleme macht.
Der Pfad lautet ungefähr «C:\Users\IhrName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\» und die Datei heisst beispielsweise «ihre@adresse.ch.ost», wobei sich natürlich der Ordnername «IhrName» und die Dateinamen der .ost-Dateien bei jedem Benutzer und bei jedem Mailkonto unterscheiden. Öffnen Sie im Windows-Explorer den Ordner, in dem die Datei liegt. In einem zweiten Explorer-Fenster öffnen Sie den Ordner, in den Sie die Datei verschieben wollen.
Schliessen Sie Outlook, warten Sie ein paar Sekunden und verschieben Sie die Datei mittels Rechtsklick, gedrückter Maustaste und Hierher verschieben an den neuen Ort. 
Jetzt müssen Sie einen sogenannten symbolischen Link (kurz: «Symlink») erstellen. Dieser ist eine Datei, die sich quasi als eine bestimmte Datei ausgibt und aber alle Zugriffe transparent an jene andere Datei weiterleitet. Dabei handelt es sich nicht um eine einfache Verknüpfung; die würde hier nicht funktionieren.
Drücken Sie die Windowstaste, tippen Sie cmd ein, klicken Sie mit Rechts auf die gefundene Eingabeaufforderung und wählen Sie Als Administrator ausführen. Tippen Sie im Konsolenfenster den Befehl nach folgendem Schema ein:
mklink "alter ost-Dateipfad" "neuer ost-Dateipfad"
Die Eingabe könnte etwa so lauten (gehört auf eine Zeile):
mklink "C:\Users\Vreni Muster\AppData\Local\Microsoft\Outlook\vreni.muster@example.com.ost" "D:\Daten\Outlook\vreni.muster@example.com.ost"
So erstellen Sie einen «symbolischen Link»
Drücken Sie Enter, dann wird die Datei erzeugt. Falls Sie noch andere *.ost-Dateien verschoben haben, wiederholen Sie dies für jene ebenfalls. Beim nächsten Outlook-Start sollte alles weiterhin wie gewohnt funktionieren, nur schreibt Outlook die Daten in die Datei am neuen Speicherort.
Falls Sie die Änderung rückgängig machen wollen: Schliessen Sie Outlook und schieben Sie die *.ost-Dateien wieder zurück an den ursprünglichen Platz. Weil der Symlink denselben Dateinamen wie die eigentliche Datei verwendet, wird jener überschrieben – und schon schreibt Outlook wieder in den standardmässig festgelegten Ordner. (PCtipp-Forum)



Kommentare
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Bernhard77
29.12.2017
Endlich eine brauchbare Anleitung! Vielen Dank für diese klare und verständliche, und vor allem auch funktionierende Anleitung! Denn ich habe ein paar andere Tipps im Internet gefunden, die kompliziert waren und... nicht funktionierten... (benutze Outlook 2016 unter Windows10)

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crimle
02.01.2018
Symlinks sind wirklich nützlich. Ich habe sie auch schon in anderem Zusammenhang erfolgreich verwendet. Ich kann mir aber die Bemerkung nicht verkneifen: warum müssen gewisse Dinge bei Microsoft sooo kompliziert sein?

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POGO 1104
02.01.2018
.....warum müssen gewisse Dinge bei Microsoft sooo kompliziert sein?tja, das musst du Microsoft fragen....

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mehrniveau
09.12.2021
@Gaby You made my day! Habe ewig lange gesucht wie man das machen kann und hatte die Hoffnung schon fast aufgegeben. Funktioniert einwandfrei und das mit der .ost-Datei nun auf meinem OneDrive. Lange musste ich zittern, dass mir meine Festplatte abraucht oder die nervigen Sicherungen in die Cloud manuell erledigen. Jetzt nicht mehr. Danke nochmals, Stephan

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husky3000
22.02.2023
@Gaby.....Sie sind ein Wahnsinn ;-). Mir geht es wie allen hier. Ich habe jetzt zumindest mal meine email-Adressen aktiviert und ed läuft ;-) Ich habe dazu auch viel Zeit mit dem probieren verdonnert, weil ich es vor längere Zeit mit pst bzw. Verschiebung der Datei erledigt habe und es ist Jahre gelaufen.. Dachte jetzt mit ost dürfte es nicht schwerer sein.....o Grauß. Mein Freund, IT-Verantwortlicher bei Bosch, hat mir gesagt, das ist kein Scherz von Microsoft, sondern diese ost-Dateien sind Systemdateien und können wirklich nicht verschoben werden. Ich habe auch im www gelesen, dass es welche zwar geschafft hätten, mit welchen komplexen Einstellungen auch immer, aber wer weiß was jetzt stimmt ;-) Ich werde es jetzt erst mal so benutzen und bin gespannt ...... Nochmals vielen Dank und viele Grüße

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husky3000
22.02.2023
Jetzt muss ich gestehen, dass ich mich zu früh gefreut habe. Ich merke, dass Outlook immer wieder eine neue Datei mit dem gleichen Namen aber am Ende eine (2) anhängt.....Oh weih....jetzt weiß ich nicht mehr weiter..... ;-/

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crimle
23.02.2023
Ich möchte noch ergänzen, dass es problematisch sein kann, eine Outlook-Datei in einen Onedrive-Ordner zu verschieben. Solange Outlook geöffnet ist, kann Onedrive diese Datei nämlich nicht synchronisieren: Wahrscheinlich wird man Outlook als erstes starten und als letztes beenden. Fährt man aber den Computer nach dem Beenden von Outlook sofort herunter, kann es sein, dass die Synchronisierung noch nicht abgeschlossen ist. Wer Onedrive und Outlook auf zwei Geräten nutzt, bekommt so schnell mal ein Problem: die Datenbank wird inkonsistent!

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11291PCtipp
23.02.2023
Ich möchte noch ergänzen, dass es problematisch sein kann, eine Outlook-Datei in einen Onedrive-Ordner zu verschieben. Solange Outlook geöffnet ist, kann Onedrive diese Datei nämlich nicht synchronisieren: Wahrscheinlich wird man Outlook als erstes starten und als letztes beenden. Fährt man aber den Computer nach dem Beenden von Outlook sofort herunter, kann es sein, dass die Synchronisierung noch nicht abgeschlossen ist. Wer Onedrive und Outlook auf zwei Geräten nutzt, bekommt so schnell mal ein Problem: die Datenbank wird inkonsistent! Auch darum betreibt Microsoft für alle Outlook Anwender eigene Exchange Server, die dieses Problem verhindern. Zur manuellen Sicherung können die *.pst Dateien auch einfach in ein OneDrive Verzeichnis kopiert werden.

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husky3000
23.02.2023
Ich verwende kein Onedrive und will mit der Cloud jetzt erstmal noch nichts zu tun haben. Ich kämpfe immer noch mit der Akzeptanz der symlink-Datei durch Outlook. Ich bin ja kein Programierer, aber die Idee von Gabi war verständlich und ich finde diese auch sehr gut....wenn es dann abschließen funktioniert ;-) Ich versuche es jetzt auf admin-Ebene. Sobald ich nach admin-Neustart > Systemsteuerung > mail ein neues Konto bzw. email-Adresse einrichte, erstellt er im gleichen Standard-Ordner ("C:\Users\admin\AppData\Local\Microsoft\Outlook\...) eine .ost Datei und läd sofort alle emails vom email-Server. Ich habe auch die Eigenschaften der symlink angesehen, kann dort aber dort nichts erkennen....oder muss dort auf etwas besonderes geachtet wreden? Aber es muss doch gehen, andere haben es ja auch geschafft....aber ich hoffe, dass MS mitlerweile nicht anderes eingestellt hat.....sonst wären hier ja auch noch andere Komentare..... Vielen Dank für Eure Hilfe Ich will Outlook verwenden, da ich über meinem Provider 4 email-Adressen verwende und wollte alle von Outlook abrufen. Das Standard-Outlook Profil "outlook" müsste dafür doch ausreichen. Oder ich habe die Aufgabe eines Outlook-Profils noch verstand..... Wie bereits mal geschrieben, war es früher mit pst kein Problem. Aber mit ost, scheint das schwieriger.

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11291PCtipp
23.02.2023
Ich verwende kein Onedrive und will mit der Cloud jetzt erstmal noch nichts zu tun haben. Ich kämpfe immer noch mit der Akzeptanz der symlink-Datei durch Outlook. Ich bin ja kein Programierer, aber die Idee von Gabi war verständlich und ich finde diese auch sehr gut....wenn es dann abschließen funktioniert ;-) Ich versuche es jetzt auf admin-Ebene. Sobald ich nach admin-Neustart > Systemsteuerung > mail ein neues Konto bzw. email-Adresse einrichte, erstellt er im gleichen Standard-Ordner ("C:\Users\admin\AppData\Local\Microsoft\Outlook\...) eine .ost Datei und läd sofort alle emails vom email-Server. Ich habe auch die Eigenschaften der symlink angesehen, kann dort aber dort nichts erkennen....oder muss dort auf etwas besonderes geachtet wreden? Aber es muss doch gehen, andere haben es ja auch geschafft....aber ich hoffe, dass MS mitlerweile nicht anderes eingestellt hat.....sonst wären hier ja auch noch andere Komentare..... Vielen Dank für Eure Hilfe Warum sollen die *.ost Dateien an einen anderen Ort verschoben werden?