Einige praktische Formatiertipps für Word

Word dürfte noch immer die meistverwendete Textverarbeitung sein. Wir haben hier ein paar kleine Tipps, die den Arbeitsalltag erleichtern. Diesmal geht es ums Formatieren eines Textes.

Format übertragen: Sie haben eine Textpassage aufwendig formatiert, vielleicht mit einer anderen Schrift, einer Farbe, Schriftgrösse oder Schriftauszeichnung wie fett oder kursiv. Haben Sie nun eine andere Textpassage, die Sie in derselben Formatierung haben möchten? Markieren Sie eine bereits wunschgemäss gestaltete Textstelle. Klicken Sie im Reiter Start im Bereich Zwischenablage aufs Pinselsymbol. Das ist der Formatierpinsel bzw. die Funktion Format übertragen. Der Mauszeiger verwandelt sich. Markieren Sie jetzt mit gedrückter Maustaste exakt jene Textstelle, die dasselbe Format bekommen soll. Sobald Sie danach die Maustaste loslassen, wird der damit markierte Text ebenfalls in der gleichen Weise formatiert, also z.B. grün, fett, kursiv und etwas grösser.

Format mehrfach übertragen: Müssen Sie dieselbe Formatierung an mehreren Stellen anbringen? Hierfür erst die «Hau-Ruck-Methode». Auch hier kommt der Formatierpinsel zum Zug. Markieren Sie wieder die Textstelle, die das gewünschte Format schon hat. Statt jetzt den Formatierpinsel nur einmal anzuklicken, klicken Sie doppelt drauf! Damit bleibt der Mauszeiger im Format-übertragen-Modus. Alles, was Sie in Word jetzt markieren, bekommt das Format, bis Sie auf Esc drücken.

Warum ist das eine «Hau-Ruck-Methode»? Es ist nicht besonders professionell. Denn falls Sie später beschliessen, die so formatierten Stellen z.B. nicht in Grün, sondern in Blau anzuzeigen, müssen Sie diese alle wieder einzeln anfassen. Benutzen Sie doch stattdessen ein benutzerdefiniertes Format, siehe nächsten Tipp.

Benutzerdefiniertes Format: Markieren und formatieren Sie eine Textstelle genau so, wie Sie diese haben wollen. Öffnen Sie im Reiter Start das kleine Steuerelement in der rechten unteren Ecke des Bereichs Formatvorlagen. Wählen Sie in der Liste der Formatvorlagen eine zeichenbasierte Formatvorlage aus, die Sie für diesen Zweck verwenden wollen, zum Beispiel Intensive Hervorhebung. Klicken Sie in dessen Ausklappmenü auf Intensive Hervorhebung aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen. Auf den ersten Blick tut sich noch nichts. Wenn Sie aber jetzt etwas in Ihrem Text markieren und auf die Formatvorlage Intensive Hervorhebung klicken, erhält der Text dasselbe Format. Den Vorteil dieses Vorgehens erleben Sie, wenn Sie die Formatvorlage später ändern, siehe nächsten Tipp.

Blau statt grün: Klicken Sie in der Liste der Formatvorlagen mit rechts auf die zu ändernde Vorlage, z.B. Intensive Hervorhebung, und gehen Sie zu Ändern. Passen Sie jetzt einfach die Farbe an oder was auch immer Sie in dieser Vorlage ändern wollen. Klicken Sie auf OK, schon ändern sich alle Textstellen, die Sie mit dieser Formatierung versehen haben.

Hintergrundinfo – «zeichenbasiert»: Im Screenshot sehen Sie, dass z.B. hinter Hervorhebung nur ein «a» steht, hinter Untertitel jedoch zusätzlich eine Absatzmarke. Das bedeutet: Jene Formatvorlagen, die nur ein «a» tragen, sind reine Zeichenformate. Die können Sie für Hervorhebungen einzelner Zeichen oder Wörter verwenden. Jene, die zusätzlich das Absatzmarkensymbol tragen, dienen zum Formatieren ganzer Absätze.

Eigene Formatvorlagen erstellen: Wollen Sie die von Word mitgebrachten Vorlagen nicht für Ihre eigenen Textauszeichnungswünsche «missbrauchen»? Sie können auch eigene erstellen. So gehts am schnellsten: Öffnen Sie wieder das Fenster Formatvorlagen. Klicken Sie unterhalb der Liste aufs erste Icon für Neue Formatvorlage. Tippen Sie einen aussagekräftigen Namen ein. Wichtig: Entscheiden Sie genau jetzt, ob das eine Zeichen- oder eine Absatzvorlage wird, und wählen Sie das Passende aus. Klicken Sie auf OK. Formatieren Sie wieder eine Textstelle (z.B. ein Wort) mit den gewünschten Attributen, z.B. Kapitälchen, rot, fett oder Ähnliches. Klicken Sie bei Ihrer neuen Formatvorlage wieder auf Vorlagenname aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen. Schon steht Ihnen das Format im ganzen Dokument direkt zur Verfügung. Und Sie können es jederzeit im gesamten Dokument auf einmal ändern.