Tipps & Tricks 13.09.2022, 08:00 Uhr

Dropdown-Liste in Excel erstellen

Manchmal sind in Datenspalten wiederkehrende Werte gefragt. Da wäre es doch praktisch, diese gleich in einem Ausklappmenü vorgeben zu können. Unser Artikel zeigt, wies geht.
Angenommen, Sie haben eine Personalliste, in der Sie jedem Eintrag eine der acht vorhandenen Abteilungen zuweisen wollen.
Lösung: Zuerst benötigen Sie eine einfache Liste mit dem Inhalt für die später auswählbaren Elemente, hier zum Beispiel Ihre Abteilungen. Erstellen Sie hierfür ein separates Tabellenblatt, unseres nennen wir Abt. Wir tippen in A1 den Titel Abteilungen ein und listen die vorhandenen Abteilungen darunter auf. Damit die Daten später einfacher auswählbar sind, sortieren wir diese schon hier alphabetisch.
Die Liste der Abteilungen in unserer Hilfstabelle
Quelle: PCtipp.ch
Jetzt verpassen Sie dieser Liste einen Namen. Markieren Sie hierfür die Zellen, in denen die Werte bzw. Abteilungen stehen. Gehen Sie im Reiter Formeln im Bereich «Definierte Namen» zu Namen definieren. Falls Sie der Liste einen Titel verpasst und ihn mitmarkiert haben, wird dieser gleich als Name vorgeschlagen, ansonsten tippen Sie für den Namen selbst Abteilungen ein.
Definieren Sie für Ihre Abteilungsliste einen Namen
Quelle: PCtipp.ch
Wechseln Sie zurück auf das Tabellenblatt, in welchem Sie die Einträge später via Dropdown-Feld auswählen wollen. Markieren Sie die Spalte, in der das geschehen soll (hier heisst sie Abt), per Klick auf den Spaltenkopf.
Zwischentipp 1: Falls im Spaltentitel später kein Ausklappmenü erscheinen soll, halten Sie die Ctrl-Taste (Strg-Taste) gedrückt, und klicken auf den Spaltentitel. Das nimmt diesen wieder von der Markierung aus. Alternativ markieren Sie nur den genauen Zellbereich, der die Dropdown-Felder bekommen soll.
Jetzt gehts im Reiter Daten via Datentools zu Datenüberprüfung.
Benutzen Sie in den Datentools die Datenüberprüfung
Quelle: PCtipp.ch
Wählen Sie im Reiter Einstellungen unter «Zulassen» den Eintrag Liste aus. Im Feld «Quelle» geben Sie nach einem Gleichzeichen (=) den Namen an, den Sie Ihrer Liste verpasst haben, bei uns ist es =Abteilungen.
Tippen Sie den Namen ein, den Sie Ihrer Liste gegeben haben
Quelle: PCtipp.ch
Zwischentipp 2: Sollten Sie nicht sicher sein, welchen Namen Sie Ihrer Liste verpasst haben, prüfen Sie dies via Formeln/Definierte Namen/Namensmanager.
Klicken Sie auf OK, um den Vorgang zu übernehmen. Ab sofort erscheint beim Klick in die betroffene Spalte in jeder Zelle ein Ausklappmenü, aus dem Sie den gewünschten Eintrag wählen können.
Einträge aus einem Dropdown-Menü auswählen
Quelle: PCtipp.ch
(Ursprung 20.01.2011, Update mit aktueller Office-Version 13.09.2022)



Kommentare
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Marc-André
04.10.2013
Ich hatte die Dropdown-Felder zunächst wie im Artikel beschrieben mit Excel Bordmitteln realisiert. Da mir hier jedoch die Einschränkungen zu groß waren (leere Felder lassen sich nicht aus der Dropdown-Liste ausblenden, Liste lässt sich nicht per Mausrad scrollen etc.), habe ich mich nach einer Alternative umgesehen und bin auf "ExcelDropDown" gestoßen. Funktioniert wunderbar und ist in jedem Fall einen Versuch wert! Siehe: https://github.com/MarcoWue/ExcelDropDown

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Eldorim
23.09.2015
@OsKar52 mehrspaltig geht meines Wissens nach nicht, jedoch kannst Du mit SVERWEIS arbeiten. [CODE]=SVERWEIS(Feld mit dem DropDown Menu; Bereich mit den Texten des Menus und dazugehörigen Werten; Spaltennummer; Übereinstimmung hier: FALSCH)[/CODE] Beispiel: DropDownMenu liegt in Zelle B3 [CODE] =SVERWEIS(B3;DropDownTabelle!A:B;2;FALSCH) [/CODE] Etwas spät; ich weiß. Aber evtl interessiert es ja auch noch andere.

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Gaby Salvisberg
08.12.2015
Falls wieder jemand darauf stösst: Dazu hatten wir einmal einen Artikel, siehe Link. :) http://www.pctipp.ch/tipps-tricks/kummerkasten/office/artikel/excel-wert-automatisch-nachschlagen-43266/ Herzliche Grüsse Gaby

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charttrend
16.10.2016
Liste verlängern? Hallo Gaby, ich bin auf diesen Beitrag gestossen und es ist genau das, was ich brauche. Nun noch eine Frage: meine Liste hat rund 20 Einträge, aber beim DropDown zeigt es nur 8 Einträge an, und nachher muss ich scrollen. Gibt es eine einfache Möglichkeitum, die ganze Liste anzuzeigen? Besten Dank.

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Gaby Salvisberg
17.10.2016
Hallo charttrend Mir ist hierzu keine Lösung bekannt. Und laut Herber-Forum und anderen gibts da nichts, das man machen kann, ausser eine Bastelei mit einem Makro: http://www.herber.de/forum/archiv/860to864/863063_Dropdownliste_ganz_anzeigen.html Hier http://www.office-hilfe.com/support/showthread.php/16133-Dropdown-verl%C3%A4ngern-(mehr-Eintr%C3%A4ge-anzeigen) verweist Beverly auf ihre Beispielfiles (http://excel-inn.de/vba_beispiele.htm). Vielleicht hilft das weiter; ich hab mir die Beispiele nicht angeschaut. Herzliche Grüsse Gaby

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Xinjiang
12.09.2017
Namen in Dropdown-Liste ändern und in Zellen aktualisieren? Hallo allerseits, hier eine weiterführende Frage: Gibt es eine Möglichkeit, einen in einer Dropdown-Liste geänderten Namen automatisch in allen Zellen zu aktualisieren, in welchen dieser zuvor angewendet wurde? Beispiel: Ich habe eine Dropdown-Liste definiert und bereits auf viele Zellen angewendet. Später gibts in der Liste eine Änderung, sagen wir mal «Raider» ist jetzt «Twix». Gibts da einen Trick oder muss ich Suchen und Ersetzen bemühen, um die Zellen zu aktualisieren?

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Gaby Salvisberg
11.10.2017
Hallo Xinjiang Ich habe mir die Sache kurz angeschaut und fürchte, dass Du da um Suchen/Ersetzen nicht herumkommst. Das liegt daran, was Excel macht, wenn man eine Liste als Gültigkeitsregel in einem Dropdown-Menü hinterlegt. Wenn Du in der Dropdownliste einen Wert (z.B. "Raider") auswählst, schreibt Excel nicht etwa den Zellverweis (auf die Listenzelle, in der "Raider" steht) in die Zelle, sondern es schreibt direkt den Text "Raider" in die Zelle. Wenn Du in der Gültigkeitsliste dann Raider durch Twix ersetzst, dann steht vorne nach wie vor Raider drin. Ich habe auch versucht, Excel auszutricksen: Neben die Liste mit den gültigen Namen habe ich in einer Hilfsspalte jeweils mit =A1, =A2 usw. die einzelnen Inhalte aus der Gültigkeitsliste übernommen. Nun habe ich versucht, als Gültigkeitsregel nicht auf die Spalte mit den eigentlich gültigen Wörtern zu verweisen, sondern auf die benachbarte Spalte, in der nur Verweise auf die gültigen Texte stehen. Ich hatte gehofft, dass es da quasi den Zellverweis übernimmt. So hätte man nachträgliche Änderungen in der Liste vornehmen können. Aber auch da geht Excel einfach in die angegebene Zelle den Wert holen – und schreibt ihn wieder direkt in die Zelle. Wirst also quasi "zu Fuss" die Werte ersetzen müssen, fürchte ich. Herzliche Grüsse Gaby

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Xinjiang
11.10.2017
Okay, vielen Dank für die ausführliche Replik.

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Silasius
13.09.2022
Habe eine kurze Frage zu diesem Artikel: geht dieses Vorgehen auch für 2 Spalten nebeneinnander? z.Bsp: Spalte A Wegstrecke und in Spalte B Distanz dieser Wegstrecke? Vielen Dank für eure Antwort Gruss Silasius